広報AIツールを自作する手順と失敗の避け方｜1業務から始める

「プレスリリースの下書き、毎回ゼロから書いていて時間が足りない」「メディアリストの整理も効果測定も、結局ぜんぶ手作業で自分に集中している」。1人広報や少人数の広報チームで、こんな状況に心当たりはありませんか。

この記事では、市販の広報ツールを契約する話ではなく、自社の広報業務に合わせたAIの仕組みを「自分たちで作る」進め方を、設計の考え方から公開前のチェック、つまずきやすいポイントまで具体的に解説します。専門知識がなくても再現できるよう、現場目線でお伝えします。

Contents / 目次

1. 広報AIツールの自作は「小さく1業務」から始めるのが結論
2. 広報AIツールを自作する具体的な手順
3. 自作の広報AIツールで何が変わるのか
4. 広報AIツールの自作でよくある失敗と回避法
5. 使う前に知っておきたい落とし穴と現場の妥協点
6. よくある質問
7. まとめと次の一歩

広報AIツールの自作は「小さく1業務」から始めるのが結論

最初に結論をお伝えします。広報AIツールの自作とは、巨大な広報システムを一気に組むことではありません。毎週くり返している作業を1つだけ選び、その下書き工程をAIに任せる仕組みを作ることです。これがAX時代の広報における、現実的で失敗しにくいスタート地点です。

AXとは、AIトランスフォーメーションの略です。かんたんに言うと、AIを「たまに使う便利ツール」としてではなく、業務の仕組みそのものをAI前提に組み替えることを指します。広報でいえば、リリース作成やニュースチェックといった作業を、人が毎回手で回すのではなく、AIが下ごしらえして人が仕上げる形に作り変えることです。

なぜ「小さく1業務」なのか。理由はシンプルです。広報の仕事は、リリース作成・メディア対応・SNS・効果測定・社内報と幅広く、全部を一度に仕組み化しようとすると、設計が複雑になり、結局誰も使わないまま頓挫します。現場でいちばん多い失敗が、まさにこの「最初から完璧で巨大なものを作ろうとする」パターンです。

そこで、取り組む順番を整理します。押さえるべき判断軸は次の3つです。

• 頻度：週1回以上くり返している作業ほど、仕組み化の効果が大きい
• 定型度：毎回フォーマットや流れが似ている作業ほど、AIに任せやすい
• リスク：外部にそのまま出ない下書き段階の作業から始めると、失敗しても傷が浅い

この3つで広報業務を仕分けすると、最初に手をつけるべき業務が見えてきます。下の表は、よくある広報業務をこの基準で整理したものです。

業務	仕組み化の向き	AIに任せる範囲	人が必ずやる範囲
プレスリリースの下書き	◎ 最初に向く	タイトル案・構成・初稿	事実確認・数字・最終判断
業界ニュースの収集と要約	◎ 向く	収集・要約・仕分け	企画に使うかの判断
SNS投稿文の案出し	○ 向く	複数パターンの文案	トーン確認・表現チェック
メディアリストの整理	○ 向く	重複の名寄せ・分類	記者との関係性の判断
取材対応・関係構築	△ 慎重に	下準備の資料整理	コミュニケーション本体

ここで大事なのは、AIに任せるのは「幅出し」と「下ごしらえ」で、評価と最終判断は人がやるという役割分担です。AIは下書き役、人は仕上げ役、という線引きを最初に決めておくと、運用がぶれません。

広報の仕事の本質である関係構築や信頼づくりまでAIに置き換えようとすると、必ず無理が出ます。広報の役割の変化については「AX」で変わる広報の仕事。AIディレクターへ進化する思考法でも詳しく整理しています。

広報AIツールを自作する具体的な手順

ここからは、実際に手を動かす手順を説明します。広報AIツールの自作は、大きく「材料をそろえる→AIに渡す→出力を確認・修正する→仕組みとして固定する」の4ステップで進みます。プログラミングの知識がなくても、自然言語（普段話している言葉）でAIに指示すれば形にできます。

ステップ1。任せる業務の「材料」を言語化する

最初にやるのは、AIに渡す材料を整理することです。AIの出力の質は、渡す材料の質でほぼ決まります。ここを飛ばして「いい感じにリリース書いて」と頼むと、当たり障りのない文章しか返ってきません。

プレスリリースの下書きを例にすると、そろえる材料は次のとおりです。

• 事実情報：発表する内容、日時、数字、固有名詞（ここは絶対に正確に）
• 過去の自社リリース：3〜5本。文体やトーンの見本としてAIに渡す
• 伝えたい相手：どの業界の、どんな媒体の記者に届けたいか
• 社会的な文脈：なぜ今これを発表するのか、世の中のどんな動きと関係するか

この材料集めは地味ですが、いちばん価値が高い工程です。過去リリースをまとめて読み込ませて自社の文体を引き出す仕組みは、NotebookLMで広報の脳を作る—過去10年の資料を一瞬で引き出す仕組みのような考え方も参考になります。

ステップ2。出発点となる短い指示文をAIに渡す

材料がそろったら、AIに指示を出します。ここで知っておいてほしいのは、いまのAIは、ざっくり頼めば自分で指示を整えてくれるということです。作り込んだ長い指示文を最初から用意する必要はありません。たたき台となる短い指示を渡し、あとはAIと対話しながら詰めていくのが、いまのやり方です。

出発点として、次のような短い指示で十分です。AIには、ファイルを添付して渡せるツールを選ぶと、過去リリースを参照させやすく便利です。ブラウザ版・アプリ版のどちらが使えるかはツールやプランによって異なるので、自社の使い方に合うものを選んでください。

あなたはBtoB企業の広報担当者です。
これから渡す［発表内容のメモ］をもとに、プレスリリースの初稿を作ってください。

条件
・添付した過去リリース3本の文体に合わせる
・構成は「背景 → 新しさ → 社会的な意義 → 関係者コメント」の順
・タイトル案を10本、リード文（冒頭3行）を5案、先に出す
・事実かどうか自信がない箇所には「要確認」と印をつける

［発表内容のメモをここに貼る］

ポイントは、最後の「自信がない箇所には要確認と印をつける」の一文です。AIは事実をそれらしく作ってしまう性質があるので、あらかじめ印をつけさせると、後の確認作業がぐっと楽になります。

ステップ3。出力のどこを人が確認し、どう直すか

ここが、この記事でいちばんお伝えしたい部分です。AIの出力をそのまま使わず、人が確認して仕上げる工程こそが、広報AIツールの価値を決めます。AIは文章を作れますが、その良し悪しの最終判断と、世に出す責任は人が負うものだからです。

確認すべき箇所は、毎回同じです。だからこそチェックリストにして固定できます。プレスリリースの公開前チェックリストの雛形を載せます。

• 事実の正確さ：日時・数字・社名・人名・商品名が正しいか、一次情報と突き合わせたか
• 数字の誇張：「業界初」「最大」などの表現に根拠があるか、盛りすぎていないか
• 法的なチェック：景品表示法・薬機法に触れる表現がないか
• 引用と同意：関係者コメントや他社名の掲載に、本人・先方の同意があるか
• 自社らしさ：AIっぽい平板な言い回しになっていないか、自社の経験や視点が入っているか

ポイント。事実誇張・景表法・薬機法・引用同意の4点は、AIに任せず必ず人が最終チェックする工程として固定してください。ここを省くと、後から信用を失う事故につながります。

AIの文章が固いと感じたら、「この段落を、もっと自社の現場感が出る言葉に直して。具体例を1つ足して」のように、対話で修正を重ねます。一度で完璧を目指さず、3〜4回やりとりして仕上げるのが現実的です。

ステップ4。うまくいった流れを「仕組み」として固定する

1本うまく作れたら、そこで終わりにしないことが大切です。使った材料の集め方、指示文、チェックリストを1つのドキュメントにまとめ、次回からはそれを呼び出すだけで回るようにします。これが「作業」を「仕組み」に変えるということです。

固定する形は、特別なツールでなくて構いません。普段使っているドキュメントツールやメモアプリに、手順とチェックリスト、たたき台の指示文をまとめておくだけで十分機能します。チームで共有すれば、担当者が変わっても同じ品質を保てます。属人化していた広報業務を引き継ぐ考え方は広報の属人化業務をAIに継承する3ステップ。残業ゼロのAXロードマップでも整理しています。

自作の広報AIツールで何が変わるのか

仕組み化が回り始めると、広報の働き方は具体的に変わります。いちばん大きいのは、下書きや情報整理にかかっていた時間が圧縮され、人にしかできない仕事に時間を振り向けられることです。

たとえばプレスリリースなら、これまでゼロから書いていた初稿が、材料さえそろえれば数分でたたき台になります。空いた時間で、記者一人ひとりに合わせた連絡や、企画そのものを練る作業に集中できます。私たちが支援の現場で見ている範囲でも、うまく回っている広報チームほど、この「AIが下ごしらえ、人が仕上げと関係づくり」という分担をはっきり決めている、というのが率直な実感です。

組織として生成AIを取り入れるときは、「どう使うか」を先にルール化したうえで業務に組み込むのが基本です。使い方の基準を決めてから組み込むこの順番は、中小企業にとっても参考になります。

成果が出ている企業に共通するのは、派手なツールを入れたことではなく、次のような地味な共通点です。

• 範囲を絞っている：全部ではなく、効果の出やすい1〜2業務に集中している
• チェックを仕組み化している：公開前の確認工程を省かず、毎回同じ基準で見ている
• 改善を続けている：うまくいかなかった点を指示文やチェックリストに反映し、少しずつ精度を上げている

注意したいのは、効果を「何時間削減できる」と断定で語らないことです。削減できる時間は、業務量や定型度、チームの慣れで大きく変わります。仮に週5時間かけていたリリース作成が下ごしらえの自動化で2〜3時間に縮むとしても、それは前提次第です。数字を約束するより、「人が考える時間を増やす」という変化の方向で捉えるのが正確です。

広報AIツールの自作でよくある失敗と回避法

ここでは、実際の現場でよく見かける失敗を3つ挙げ、それぞれの防ぎ方をお伝えします。先に知っておけば、避けられるものばかりです。

失敗1。最初から完璧で巨大なシステムを作ろうとする

意気込んで「広報業務をまるごと自動化するぞ」と始めると、設計が複雑になりすぎて、完成する前に力尽きます。これがいちばん多い失敗です。あれもこれもと機能を足すうちに、誰も全体像を把握できなくなります。

防ぎ方は、この記事の冒頭でお伝えしたとおり、まず1業務に絞ることです。小さく試して効果を確かめ、回り始めてから次の業務に広げます。最初の1つは、外部にそのまま出ない下書き工程を選ぶと、失敗しても傷が浅くて済みます。

失敗2。誤情報や数字の盛りすぎをそのまま公開してしまう

AIは、事実らしく見える誤情報を作ることがあります。これをハルシネーションと呼びます。かんたんに言うと、AIが「それっぽいウソ」を自信たっぷりに書いてしまう現象です。

さらにAIは数字を誇張しがちで、「業界最大級」のような表現を根拠なく入れてしまうこともあります。これをそのまま公開すると、企業の信用に直結する事故になります。

防ぎ方は、AIの出力を「下書き」と割り切り、公開前の人によるファクトチェックを必須工程にすることです。ステップ3で挙げたチェックリストを、毎回必ず通す。特に数字と固有名詞は、AIの言葉を信じず、必ず一次情報に当たって確認します。「外部に出る前に人が確認する」を、運用ルールとして崩さないことが肝心です。

失敗3。作っただけで満足し、現場の誰も使わない

苦労して仕組みを作ったのに、結局自分しか使わず、チームに広がらない。これもよくあります。原因の多くは、仕組みが「ブラックボックス」になっていて、他の人が中身を理解できず、信用できないことです。

防ぎ方は、仕組みを透明にしておくことです。どんな材料を渡し、どんなチェックを通しているのかを、チームが見える形でドキュメント化します。そして、AIの判断や出力に違和感があったら、その理由を指示文やチェックリストに書き足して改善していく。使う人が「これは自分でも直せる」と感じられると、現場に定着します。

使う前に知っておきたい落とし穴と現場の妥協点

ここからは、教科書的な解説では触れられにくい、現場で実際にぶつかる本音をお伝えします。広報AIツールの自作は便利ですが、万能ではありません。向き不向きと、見落としやすいコストがあります。

まず、見落とされがちな最大のリスクが情報漏洩です。広報は未発表の情報や、関係先の機密に触れる仕事です。これを安易にAIに入力すると、思わぬ形で外部に出るおそれがあります。

特に問題なのが、社員が会社の承認なしに個人で勝手にAIを使う、いわゆるシャドーAIです。便利だからと各自がバラバラに使い始めると、どこにどんな情報を入れたか誰も把握できなくなります。

未発表情報や個人情報を扱う前に、入力したデータがAIの学習に使われない設定（オプトアウト）になっているか、契約上どう扱われるかを必ず確認してください。漏れて困る情報は「最初から入力しない」のが、いちばん確実な防御です。AIに入れてよい情報の線引きは、社内ルールとして文書化しておくことをおすすめします。

次に、内製と外注の切り分けです。AIで自作できる範囲は確かに広がりましたが、すべてを自前でやるのが正解とは限りません。判断軸を整理します。

状況	自社で内製する	外部に相談する
業務の定型度	流れが決まっている定型業務	毎回ゼロから設計が必要な業務
社内の余力	試行錯誤する時間が取れる	本業が忙しく時間が取れない
セキュリティ要件	下書きなど外部に出ない工程	機密・個人情報を含む設計
続ける体制	担当者が継続して面倒を見られる	作っても保守する人がいない

正直にお伝えすると、自作でいちばん見落とされるコストは「作る時間」より「保守する時間」です。AIツールもAIの進化も速く、半年前にうまくいっていた指示文が、今は別の出力を返すこともあります。作って終わりではなく、定期的に見直して育てる前提で考えてください。

この見直しまで含めて自社で回せそうなら内製、難しそうなら最初の設計だけプロと組む、という判断が現実的です。

向き不向きの本音も書いておきます。広報AIツールの自作が向いているのは、くり返しの定型業務に時間を取られている人です。逆に、毎回まったく違う一点ものの企画や、デリケートな関係構築が中心の業務は、無理に仕組み化しないほうがうまくいきます。全部をAIに寄せようとせず、「仕組みにする部分」と「人が手をかける部分」を分けるのが、長く使える広報AXのコツです。

よくある質問

まとめと次の一歩

広報AIツールの自作は、巨大なシステムを組むことではなく、毎週くり返している1つの作業を「AIが下ごしらえ、人が仕上げる」形に作り変えることから始まります。材料の渡し方と、出力を人が確認する仕組みを丁寧に設計すれば、専門知識がなくても十分に形にできます。

とはいえ、ここまで読んで「やることは分かったけれど、社内の余力やセキュリティを考えると、自分たちだけで設計しきるのは不安だ」と感じた方もいるはずです。そんなときは、コレットラボのAI業務システム化支援にご相談ください。いきなり契約ではなく、まずは現状のどの業務から仕組み化すると効果が出るか、一緒に整理するだけでも大丈夫です。AI業務システム化の詳細はこちらからお気軽にお声がけください。お話を聞かせてください。