介護・福祉
介護記録を音声で入力｜計画の目標にひもづけ記録漏れを洗い出す
介護記録を音声で入力します。AIが体温や水分などの数値と記録の文章を分け、計画のどの目標に当たるかは職員が選びます。記録が1件もない目標は、見直し日までの残り日数を付けて一覧に表示します。ご家族にお送りする「今日の様子」も、同じ記録から作ります。
ケアの合間に、職員が声で記録を入れる仕組みです。話した言葉はそのまま残し、計画のどの目標に当たるかは職員が選びます。介護・福祉の現場の例で説明します。
この仕組みの要点
- 課題記録は夜勤帯にまとめて書くので、職員は何時間も前のケアを思い出しながら書いています。通所介護計画（デイサービスで利用者ごとに作る介護の計画）の目標は別の書類にあり、日々の記録とつながっていません。
- 仕組み記録を計画のどの目標にひもづけるかは、AIではなく職員が決めます。話した言葉はそのまま残し、AIが拾い出した数値は、登録の前に職員が確かめます。
- 狙う効果ケアが終わってから記録が入るまでの時間を短くできます。記録が0件の目標にも、計画の見直しの前に気づけます。
記録と計画が、いまどうなっているか
| 場面 | いまのやり方 | そのとき起きていること |
|---|---|---|
| 記録を書く時間 | 夜勤帯にまとめて書く | 何時間も前のケアを、思い出しながら書く |
| 計画の目標 | 記録とは別の書類になっている | どの記録がどの目標に当たるのか、確かめられない |
| 記録が0件の目標 | 誰も数えていない | 計画の見直しの日になってから気づく |
| ご家族へのご報告 | 面会と電話のときに、口頭で伝える | その日の様子を、その日のうちにお伝えできない |
| ヒヤリハット（事故には至らなかった、危ない出来事） | 紙に書いて、あとから回覧する | 報告の件数が少ないほど、良い状態に見える |
声で記録を入れてから、計画につながるまで
| 順 | だれが／何が | 何をする | そのあとどうなる |
|---|---|---|---|
| 1 | 職員 | 利用者を選んで、録音を始める | 利用者を選んだあとは、録音の画面を見なくても話せる |
| 2 | 職員 | 食事・水分・体温と、その日の様子を話す | 話した言葉が、そのまま録音の画面に文字で出る |
| 3 | AI | 話した言葉から、数値と記録の文を取り出す | 体温・食事・水分・休憩の回数が、それぞれの項目に入る |
| 4 | 職員 | 計画のどの目標に当たるかを選ぶ | 目標を選ぶまで、登録のボタンは押せない |
| 5 | 仕組み | 記録を、その目標にひもづける | 目標ごとの記録の件数が増える |
| 6 | ご家族 | 「今日の様子」を開く | 職員が書いた文と、その日の数値を見られる |
| 7 | 生活相談員（利用者やご家族の相談を受ける職員） | 記録が0件のまま残っている目標を確かめる | 計画の見直しの日までの残り日数も、一緒に出る |
できること
| 機能 | 使う人 | 何が起きるか |
|---|---|---|
| 今日の様子 | ご家族 | 体温・食事・水分・入浴と、職員が書いた文が届く |
| 今月の記録 | ご家族 | 職員が書いた文を日付順に読めて、次の面会の予定も分かる |
| 写真の設定 | ご家族 | 写真を「記録に使う」「ご家族に見せる」「施設の外に出す」の3つの使いみちごとに、許可するかを切り替える |
| 声で記録を入れる | 職員 | 録音の画面を見ずに話せて、話した言葉がそのまま残る |
| 記録の確認 | 職員 | AIが拾い出した数値を確かめ、計画のどの目標に当たるかを選ぶ |
| 今日の記録 | 生活相談員 | 記録が足りていない利用者と、そのうち1件も無い利用者が分かる |
| 計画と記録 | 生活相談員 | 目標ごとに、ひもづいた記録を件数と一緒に確かめられる |
| ヒヤリハット | 職員 | 声の記録とは別の入口から、ヒヤリハットを報告する |
画面の例
ご家族が見る画面
職員が使う画面
AIに任せないこと
| 任せないこと | どうするか | 任せるとどうなるか |
|---|---|---|
| 計画のどの目標に当たるかを決めること | 職員が選ぶ。目標を選ぶまで記録を登録できない | 記録と目標のつながりを、あとから説明できなくなる |
| 話した言葉を書き直すこと | 音声から起こした言葉を、そのまま残す | 書き直したのか、元からそう話したのかが分からなくなる |
| AIが拾い出した数値を、そのまま登録すること | 登録の前に、職員が使う記録の確認画面で確かめる | 聞き間違えた体温や水分量が、そのまま記録になる |
| 写真の使いみちをまとめて扱うこと | 記録・ご家族・施設の外の3つの使いみちを、ご家族がそれぞれ切り替えられるようにする | 同意していない使いみちで、写真が使われる |
| 目標の達成率を出すこと | 数えるのは、目標に記録がひもづいているかどうかまで | 職員が、目標を達成できた日だけ記録を書くようになる |
| 職員ごとの記録の件数を出すこと | 職員を並べて比べる数字は出さない | 職員が件数を競い、短い記録が増える |
| ヒヤリハットが少ないことを、良い状態とすること | 見るのは、報告した職員の人数 | 職員がヒヤリハットを報告しなくなる |
| 発熱や事故のご連絡 | 職員がご家族に電話をかける | ご家族が見る画面に出したことで、伝えたつもりになる |
| 介護記録ソフトと請求の置き換え | 受け持つのは、記録の入力と、計画とのひもづけまで | 介護保険の給付管理と請求まで、一から作ることになる |
進め方
| 段階 | 行うこと | 決めること |
|---|---|---|
| 用意する | 職員の端末から、録音の画面を開けるようにする | スマホとタブレットのどちらを使うか |
| 計画の目標を書き出す （いちばん時間を使う） | 今お使いの計画の目標を、記録とひもづけられる単位に分けて書き出す | 目標をいくつまでにするか |
| 記録の項目を決める | 体温・食事・水分など、数値で残す項目を決める | 文で残す項目をどれにするか |
| 画面を作る | 今日の記録・計画と記録・利用者カード・ヒヤリハット・数字 | ご家族の画面に何を表示するか |
| 続ける | 記録が0件の目標を、計画の見直しの前に確かめる | その確認を、誰が担当するか |
導入をお勧めする業種
- 訪問介護。 訪問先で、その場で声から記録を入れます。
- グループホーム。 夜勤帯の記録を、翌朝までためずに残します。
- 障害者就労支援。 個別支援計画の目標と、日々の記録をつなぎます。
- 保育園・こども園。 その日の様子を、その日のうちに保護者へ届けます。
- 訪問看護。 体温や血圧などのバイタルと利用者の様子を、次の訪問先に向かう前に記録します。
いまお使いの計画書の様式に合わせて作ります。ぜひお問い合わせください。
表示している会社名・店舗名・氏名・数値は、すべてダミーデータです。
