不動産・賃貸仲介
反響の一次返信を自動化｜在庫を見て空室だけ案内し内見予約まで
賃貸の反響に、夜中でも自動で一次返信を返す仕組みです。物件の在庫を見て空室かどうかを確かめてから返信し、続けて希望を5問だけ聞き取ります。翌朝、条件に合う物件を家賃の安い順で送り、担当者の予定と鍵の空きが合う枠だけで内見の予約を受け付けます。
深夜に届いた問い合わせに、その場で最初の1通を返します。空き状況を見た回答と希望の聞き取りまで済ませて、翌朝に担当者が引き継ぎます。不動産・賃貸仲介の例で説明します。
この仕組みの要点
- 課題部屋探しの問い合わせは、何社かにまとめて送られます。先に返した会社と話が進むので、夜と休日に届いた分は、他社で決まってしまいます。
- 仕組み自動で返すのは最初の1通と聞き取り、翌朝の物件のご案内までです。物件のご説明は翌朝から担当者が行い、自動の返信であることは最初の1通に書きます。
- 狙う効果夜と休日に張り付かなくても、最初の返信までの時間が短くなります。聞き取った希望が残るので、担当者は朝から物件を探せます。
反響が、いまどう扱われているか
| 場面 | いまのやり方 | そのとき起きていること |
|---|---|---|
| 深夜・休日の問い合わせ | 翌営業日に、担当者が見る | 返すまでに半日から2日かかる |
| 空室かどうかの確認 | 担当者が在庫を見てから返す | 手が空くまで、返事を出せない |
| ご希望の聞き取り | 電話がつながってから聞く | つながらないと、条件が分からないまま |
| 内見の日程調整 | 担当者の予定と鍵の空きを、別々に見て決める | 候補を出したあとで、鍵が重なっていると分かる |
| 追客 | 担当者が思い出したときに連絡する | 3日ふれていない反響に、誰も気づいていない |
深夜の問い合わせが、内見につながるまで
| 順 | だれが／何が | 何をする | そのあとどうなる |
|---|---|---|---|
| 1 | お客さま | 物件サイトから問い合わせる | 届いた時刻が、そのまま記録に残る |
| 2 | 仕組み | 在庫を見て、空室かどうかを返す | 自動で返していることを、同じ文面に書く |
| 3 | お客さま | 5つの質問に答える | 入居時期・人数・駐車場・予算・間取りがそろう |
| 4 | 仕組み | 条件で絞った物件を、翌朝にまとめて送る | お申し込みが入った物件は載らない |
| 5 | 担当者 | 引き継いで、ここから先を担当する | 引き継いだ時刻が、履歴に残る |
| 6 | お客さま | 内見の日時を選ぶ | 担当者の予定と鍵が、両方空いている枠だけが出る |
| 7 | 仕組み | 前日にご案内を送る | 集合場所と、お持ちいただくものが書いてある |
できること
| 機能 | 使う人 | 何が起きるか |
|---|---|---|
| 一次返信 | お客さま | 問い合わせの直後に、空室かどうかと担当者が連絡する時間帯が届く |
| ご希望の聞き取り | お客さま | 5つの質問に、選択肢のタップで答える |
| 物件のご案内 | お客さま | 条件で絞った物件が、家賃の安い順に並ぶ |
| 内見の予約 | お客さま | 担当者の予定と鍵が、両方空いている枠だけを選ぶ |
| 反響の一覧 | 担当者 | 一次返信までの時間と、何日ふれていないかが並ぶ |
| お客さまカード | 担当者 | 聞き取ったご希望と、やりとりの履歴が1枚にまとまる |
| 内見スケジュール | 担当者 | 担当者ごとの枠が並び、鍵が重なる時間は枠に出ない |
| 追客 | 担当者 | 次にすることの順に並び、送信を止めている件数も出る |
画面
お客さまが見るLINEと予約の画面
営業が使う管理画面
仕組みに任せないこと
| 任せないこと | どうするか | 任せるとどうなるか |
|---|---|---|
| 物件のご説明と条件の交渉 | 翌朝から担当者が対応する。引き継いだ時刻も履歴に残す | 宅地建物取引業として説明すべきことを、自動の返信で答えてしまう |
| 自動の返信だと書かずに送ること | 最初の1通に、自動の返信であることと担当者の連絡時刻を書く | 人が深夜に対応していると思われる |
| お申し込みが入った物件を出すこと | いまご案内できる物件だけを送る | 見に行けない部屋のご案内が届く |
| 年収・お勤め先・ご家族構成を聞くこと | 聞き取りは5つまで。あとはお申し込みのときに確認する | 答えにくい質問が続いて、途中で離脱される |
| 鍵の空きを見ずに枠を出すこと | 担当者の予定と鍵が、両方空いている枠だけを出す | 同じ鍵を持ち出す内見が重なる |
| 追客を送り続けること | 新着のお知らせは2回まで。止めたあと電話をかけるかは人が決める | 催促と受け取られて、次の連絡も読まれなくなる |
| 反響の一覧の温度だけで、追うのをやめること | 温度は一覧に出すところまで。誰を追うかは担当者が決める | 条件が変わった方を、こちらから切ることになる |
| 物件データベースと契約書類の置き換え | 反響から内見の予約までを受け持つ | 在庫の登録と契約の書類まで作り直すことになる |
進め方
| 段階 | やること | 決めること |
|---|---|---|
| 用意する | 物件サイトからの反響を、1つの窓口にまとめる | 自社サイトと電話も同じ一覧に入れるか |
| 返信の文面を決める （いちばん時間を使う） | 最初の1通の文面と、聞き取りの5問を書き出す | どこまで自動で返すか |
| 在庫をつなぐ | 物件の空き状況と募集条件を読み込む | 更新をいつ反映するか |
| 画面を作る | 反響の一覧・お客さまカード・内見スケジュール・追客・数字 | 内見の枠を何時間単位にするか |
| 続ける | 3日ふれていない反響を、毎朝いちばんに見る | 電話に切り替える判断を誰がするか |
導入をお勧めする業種
- 住宅の売買仲介。 査定のご依頼に、その場で受け付けたと返します。
- リフォーム・外壁塗装。 現地調査の日程を、担当者の予定から出します。
- 中古車販売。 在庫の有無を返して、ご来店の予約までつなぎます。
- 保険代理店。 資料請求のあとに、面談の候補日を出します。
- 結婚式場・宴会場。 見学の枠を、担当者と会場の空きから出します。
お使いの物件サイトからの反響に合わせて作ります。ぜひお問い合わせください。
表示している会社名・店舗名・氏名・数値は、すべてダミーデータです。
