不動産・賃貸仲介
反響の一次返信を自動化｜在庫を見て空室だけ案内し内見予約まで
賃貸の反響（物件へのお問い合わせ）に、夜中でも自動で最初の返信をする仕組みです。物件の在庫で空室かどうかを確かめてから返信し、続けてご希望を5つの質問で伺います。翌朝、条件に合う物件を家賃の安い順にお送りし、担当者の予定と鍵を使える時間が合う枠だけで、内見のご予約を受け付けます。
深夜に届いた部屋探しの問い合わせに、すぐに最初の1通を返信します。空き状況を確かめたうえでの回答と、希望の聞き取りまでを済ませて、翌朝に担当者が引き継ぎます。不動産・賃貸仲介の例で説明します。
この仕組みの要点
- 課題部屋探しの問い合わせ（不動産業界では「反響」と呼びます）は、何社かにまとめて送られます。先に返信した会社と話が進むので、夜と休日に届いた問い合わせは、他社で決まってしまいます。
- 仕組み自動で送るのは、最初の1通と、ご希望を伺う5つの質問、翌朝の物件のご案内です。物件のご説明は、翌朝から担当者が行います。最初の1通には、自動の返信であることを書きます。
- 狙う効果担当者が夜と休日に待機しなくても、最初の返信までの時間が短くなります。聞き取ったご希望が記録に残るので、担当者は朝から物件を探せます。
反響が、いまどう扱われているか
| 場面 | いまのやり方 | そのとき起きていること |
|---|---|---|
| 深夜・休日の問い合わせ | 翌営業日に、担当者が見る | 返信までに半日から2日かかる |
| 空室かどうかの確認 | 担当者が在庫の物件を確かめてから返信する | 担当者の手が空くまで、返信できない |
| ご希望の聞き取り | 電話がつながってから聞く | 電話がつながらないと、ご希望の条件が分からないままになる |
| 内見の日程調整 | 担当者の予定と鍵の空きを、別々に見て決める | 候補の日時をお伝えしたあとで、鍵の予定が重なっていると分かる |
| 追客（問い合わせのあとも、続けてご連絡すること） | 担当者が思い出したときに連絡する | 3日連絡していない反響に、誰も気づいていない |
深夜の問い合わせが、内見につながるまで
| 順 | だれが／何が | 何をする | そのあとどうなる |
|---|---|---|---|
| 1 | お客さま | 物件サイトから問い合わせる | 届いた時刻が、そのまま記録に残る |
| 2 | 仕組み | 在庫を確かめて、空室かどうかを返信する | 自動の返信であることを、同じ文面に書く |
| 3 | お客さま | 5つの質問に答える | 入居時期・人数・駐車場・予算・間取りの5つが分かる |
| 4 | 仕組み | 条件で絞った物件を、翌朝にまとめて送る | お申し込みが入った物件は載らない |
| 5 | 担当者 | 引き継いで、以降のやりとりを担当する | 引き継いだ時刻が、履歴に残る |
| 6 | お客さま | 内見の日時を選ぶ | 担当者の予定と鍵が、両方空いている枠だけを選べる |
| 7 | 仕組み | 前日にご案内を送る | 集合場所と、お持ちいただくものが書いてある |
できること
| 機能 | 使う人 | 何が起きるか |
|---|---|---|
| 一次返信 | お客さま | 問い合わせの直後に、空室かどうかと、担当者から連絡する時間帯が届く |
| ご希望の聞き取り | お客さま | 5つの質問に、選択肢のタップで答える |
| 物件のご案内 | お客さま | 条件で絞った物件が、家賃の安い順に並ぶ |
| 内見の予約 | お客さま | 担当者の予定と鍵が、両方空いている枠から日時を選ぶ |
| 反響の一覧 | 担当者 | 一次返信までの時間と、何日連絡していないかが表示される |
| お客さまカード | 担当者 | 聞き取ったご希望と、やりとりの履歴が1枚にまとまる |
| 内見スケジュール | 担当者 | 担当者ごとの予定が表示される。鍵の予定が重なる時間は、予約の枠に出ない |
| 追客 | 担当者 | 次にする対応の順に並び、送信を止めている件数も表示される |
画面の例
お客さまが見るLINEと予約の画面
営業が使う管理画面
仕組みに任せないこと
| 任せないこと | どうするか | 任せるとどうなるか |
|---|---|---|
| 物件のご説明と条件の交渉 | 翌朝から担当者が対応する。引き継いだ時刻も履歴に残す | 宅地建物取引業として説明すべきことを、自動の返信で答えてしまう |
| 自動の返信だと書かずに送ること | 最初の1通に、自動の返信であることと担当者の連絡時刻を書く | 担当者が深夜に対応していると思われる |
| お申し込みが入った物件をご案内すること | いまご案内できる物件だけを送る | 見に行けない部屋のご案内が届く |
| 年収・お勤め先・ご家族構成を伺うこと | 聞き取りの質問は5つまで。ほかの項目は、お申し込みのときに確認する | 答えにくい質問が続いて、お客さまが途中で回答をやめてしまう |
| 鍵の空きを確かめずに、内見の枠を出すこと | 担当者の予定と鍵が、両方空いている枠だけを出す | 同じ鍵を持ち出す内見が重なる |
| 追客の連絡を送り続けること | 新着のお知らせは2回まで。止めたあと電話をかけるかは担当者が決める | 催促と受け取られて、次の連絡も読まれなくなる |
| 反響の一覧の温度（検討の度合いの目安）だけを見て、追客をやめること | 温度は、一覧に表示するだけにする。誰に連絡を続けるかは担当者が決める | 希望の条件が変わった方への連絡を、会社の側から打ち切ることになる |
| 物件データベースと契約書類の置き換え | 反響から内見の予約までを受け持つ | 在庫の登録と契約の書類まで一から作ることになる |
進め方
| 段階 | 行うこと | 決めること |
|---|---|---|
| 用意する | 物件サイトからの反響を、1つの窓口にまとめる | 自社サイトと電話の問い合わせも、同じ一覧に入れるか |
| 返信の文面を決める （いちばん時間を使う） | 最初の1通の文面と、聞き取りの5問を書き出す | どの内容まで自動で返信するか |
| 在庫をつなぐ | 物件の空き状況と募集条件を読み込む | 空き状況の更新を、いつ反映するか |
| 画面を作る | 反響の一覧・お客さまカード・内見スケジュール・追客・数字 | 内見の枠を何時間単位にするか |
| 続ける | 3日連絡していない反響を、毎朝最初に確かめる | 電話に切り替える判断を誰がするか |
導入をお勧めする業種
- 住宅の売買仲介。 査定のご依頼に、受け付けたことをすぐに返信します。
- リフォーム・外壁塗装。 現地調査の日程の候補を、担当者の予定から出します。
- 中古車販売。 在庫があるかどうかを返信し、ご来店の予約までご案内します。
- 保険代理店。 資料請求のあとに、面談の候補日を出します。
- 結婚式場・宴会場。 見学の枠を、担当者と会場の空きから出します。
お使いの物件サイトからの反響に合わせて作ります。ぜひお問い合わせください。
表示している会社名・店舗名・氏名・数値は、すべてダミーデータです。
