美容室・サロン
顧客カルテをLINEで集める｜来店サイクルのお知らせをAIが下書き
友だち追加したお客さまが、LINEで顧客カルテを記入する仕組みです。髪質とご希望の来店ペースをサロンに残し、前回のご来店から間隔が空いた方を、毎朝6時に一覧にします。前回のメニューと担当を添えたお知らせは、AIが下書きし、店長が確認して送ります。カウンセリングの時間は、1人あたり5分短くなります。
新しく来られたお客さまに、LINEでカルテを入力していただきます。髪の悩み・髪質・希望のご来店ペースがカルテに残り、ご来店の間隔が空いた方は、毎朝更新される一覧に載ります。美容室の例で説明します。
この仕組みの要点
- 課題初回のカウンセリングでは、髪の悩みも施術の履歴も、その場で一から伺っています。お客さまの記録は紙のカルテかスタッフの記憶に頼っているので、担当のスタッフが休むと、前回使った薬剤が分かりません。
- 仕組みお客さまがカルテで選んだご来店のペースから、次にご連絡する日を割り出します。その日を過ぎた方は、経過の長い順に一覧に並びます。AIが下書きした文面は、店長が確かめてから送ります。
- 狙う効果悩みや髪質の聞き取りがご来店の前に済むので、当日のカウンセリングの時間が短くなります。担当のスタッフが休んだ日でも、ほかのスタッフが前回の薬剤とご要望をカルテで確かめられます。
お客さまの情報が、いまどこにあるか
| 場面 | いまのやり方 | そのとき起きていること |
|---|---|---|
| 初回のカウンセリング | ご来店いただいてから、悩みと施術の履歴をその場で聞く | 聞き取りが終わるまで、施術に入れない |
| カルテ | 紙に書くか、スタッフの記憶に頼る | 担当のスタッフが休むと、前回の薬剤と要望が分からない |
| 頭皮がしみたと言われたとき | そのとき担当した人が覚えている | 担当が代わると、次の担当に伝わらない |
| しばらくご来店のない方 | 来店の間隔を誰も数えていない | 声をかけるきっかけがない |
| 商品のご案内 | 友だち全員に同じ内容を送る | 髪質などが当てはまらない方が、配信を止める |
カルテが届いてから、声をかけるまで
| 順 | だれが／何が | 何をする | そのあとどうなる |
|---|---|---|---|
| 1 | お客さま | 友だち追加のあと、カルテを入力する | 悩み・髪質・この1年の施術・ご来店のペースが、カルテに入る |
| 2 | 仕組み | お客さまが選んだペースから、次にご連絡する日を割り出す | 入力の完了画面に、その日付が表示される |
| 3 | スタッフ | 施術のあと、薬剤・金額・会話メモをカルテに書き足す | 次の担当者が、前回の内容を確かめられる |
| 4 | 仕組み | 毎朝6時に、条件に当てはまる方の一覧を更新する | 希望の間隔を過ぎた方が、経過の長い順に一覧に載る |
| 5 | AI | 前回のメニューと担当者の名前を入れて、文面を下書きする | 経過週数と担当者の名前が、お客さまごとに入る |
| 6 | 店長 | 文面を確かめて、送信を承認する | 配信を止めた方を除き、決めた日時にお知らせが届く |
| 7 | お客さま | トークで、希望の日を返信する | 前回と同じ担当者で、予約をお取りできる |
できること
| 機能 | 使う人 | 何が起きるか |
|---|---|---|
| カルテの入力 | お客さま | ほとんどの項目をタップで選ぶ。途中でやめても、続きから入力できる |
| 次回のご案内予定 | お客さま | 自分で選んだペースから割り出した日付が、入力の完了画面に表示される |
| 経過日数の一覧 | スタッフ | お客さまごとの状態が、「間隔どおり」「そろそろ」「間隔が長い」の3つで表示される |
| カルテ | スタッフ | 薬剤・金額・担当・会話メモ・直近4回の来店の間隔を、お客さま1人ごとにまとめて記録する |
| 配信先のグループ | スタッフ | 「希望ペースを超えた方」「ブリーチ毛・60日経過」などのグループが、毎朝更新される |
| 配信文の下書き | AI | 前回のメニュー・担当・経過週数が入った文面を作る |
| 集計の画面 | 店長 | カルテの入力率・再来店率・間隔が空いた方の人数を確かめられる |
画面の例
お客さまが見るLINE
スタッフが使う管理画面
AIに任せないこと
| 任せないこと | どうするか | 任せるとどうなるか |
|---|---|---|
| お知らせの送信 | 店長が確かめてから送る。承認する担当者の名前も、送信の設定に表示する | 読まれない案内が増え、配信を止める方が出る |
| 下書きをそのまま送ること | 下書きに「送る前に内容をご確認ください」と表示する | 前回と違うメニューの案内が、お客さまにそのまま届く |
| 送る回数 | 同じ方への配信は、14日に1回までにする | まとめて送った日に、友だちが減る |
| 薬剤の判断 | 頭皮がしみたというお申し出は、カルテのいちばん上に表示する。薬剤を決めるのは担当者 | 頭皮がしみた薬剤を、次の施術でも使うことになる |
| ご来店のペースを店舗側で決めること | カルテでお客さまに選んでいただく | お店の都合で来店をお願いする案内になる |
| お知らせの止め方を書かないこと | 止め方を、入力の完了画面とお知らせの両方に書く | ブロックされて、次のお知らせから届かなくなる |
| カルテを書いていない方を配信先から外すこと | 別のグループにして、記入のお願いだけを送る | 新しいお客さまほど、案内が届かなくなる |
| 予約システムとレジの置き換え | カルテと来店の間隔だけを受け持つ | 台帳と会計まで一から作ることになる |
進め方
| 段階 | 行うこと | 決めること |
|---|---|---|
| 用意する | LINE公式アカウントに、カルテの入力ボタンを追加する | 友だち追加の直後に、カルテの入力を案内するか |
| カルテの項目を決める （いちばん時間を使う） | カウンセリングで伺っている内容を、選択肢の形にする | 自由記述の欄を、どの項目に残すか |
| 来店の記録を入れる | 手元の台帳から、最終来店日と担当を読み込む | どの時点の記録までさかのぼるか |
| 画面を作る | 一覧・カルテ・配信先のグループ・集計 | 状態の分け方を、「間隔どおり」「そろそろ」「間隔が長い」の3つのままにするか |
| 続ける | 間隔が長い方を、毎朝最初に確かめる | 配信を誰が承認するか |
導入をお勧めする業種
- まつげ・ネイルサロン。 付け替えの時期に合わせて声をかけます。
- 歯科医院。 定期検診のご案内に、前回の処置を添えます。
- 整骨院。 通院の間隔が空いた方を、一覧に出します。
- 自動車販売・整備。 車検と点検の時期をお知らせします。
- エステ・脱毛。 回数券の残りと、次のご来店の目安をお知らせします。
お使いのLINE公式アカウントに組み込む形で作ります。ぜひお問い合わせください。
表示している会社名・店舗名・氏名・数値は、すべてダミーデータです。
