製造業・金属加工
見積依頼のFAXをAIが読み取り｜単価は人が入れる見積書の下ごしらえ
届いた見積依頼のFAX・PDFをAIが読み取り、図番・品名・材質・数量を起こして見積書の下ごしらえまで作ります。自信がないところには印が付き、人が原本を見て確定します。単価はAIに出させず、積算できる人だけが入力します。金属加工の会社のケースで説明します。
メール・FAX・電話でバラバラに届く見積依頼を、1つの窓口で受けます。手書きのFAXも図面のPDFもAIが読み取り、品名・数量・材質・納期に分けたうえで、同じ図番の過去の見積を添えます。金属加工の例で説明します。
この仕組みの要点
- 課題同じ図番の見積を前にも出しているのに、探せないので毎回ゼロから積算しています。単価を入れられるのは社長と工場長の2人だけで、どちらも席にいません。
- 仕組みAIは値段を決めません。やるのは、届いた依頼を項目に分けて、同じ図番の過去の見積を並べるところまでです。
- 狙う効果読み取りと過去の見積さがしの時間が減ります。返しそびれた依頼に気づけるので、相見積もりに出せる件数が増えます。
見積依頼が、どう届いているか
| 届きかた | いまの扱い | そのとき起きていること |
|---|---|---|
| 手書きのFAX | 複合機から出た紙を見ながら、事務が打ち直す | 読み違いに気づくのは、見積を出したあと |
| 図面のPDFがついたメール | 開いて、品名・数量・材質・納期を書き写す | 1件あたり15分ほどかかる |
| 電話 | メモを取って、あとから起こす | メモを忘れると、依頼そのものが残らない |
| 同じ図番の再依頼 | 前の見積を探すが、どこにあるか分からない | 探すのをあきらめて、一から積算する |
届いてから見積書が出るまで
| 順 | だれが／何が | 何をする | そのあとどうなる |
|---|---|---|---|
| 1 | 取引先 | FAX・メール・Webフォームで見積依頼を送る | 送り方は変えてもらわない。FAXは複合機から自動で取り込む |
| 2 | AI | 図番・品名・材質・数量・納期を項目に起こす | 読み取りに自信のない項目に印が付く |
| 3 | AI | 同じ図番の過去の見積をさがす | 日付と、そのときの数量を添えて並ぶ |
| 4 | 事務 | 原本と読み取り結果を左右に並べて確定する | 原本は消さずに残る |
| 5 | 仕組み | 見積書の下ごしらえをする | 数量・材質・工程は入り、単価の欄だけが空く |
| 6 | 工場長 | 単価を入れる | 同じ図番の過去の見積が、同じ画面に出ている |
| 7 | 社長 | 外出先のスマホで承認する | 見積書のPDFができて、取引先へ送られる |
できること
| 機能 | 使う人 | 何が起きるか |
|---|---|---|
| 1つの窓口 | 事務 | FAX・メールもWebも同じ一覧に並び、確認待ち・積算待ち・承認待ち・提出済みに分かれる |
| 読み取り | AI | FAXも図面のPDFも、図番・品名・材質・数量・納期に分ける |
| 自信のない項目の印 | 事務 | 印の付いた項目を、原本と並べて確かめる |
| 見積書の下ごしらえ | 工場長 | 単価の欄だけ空いた状態で回ってくる |
| 図番でさがす | 社長・工場長 | 過去の見積が、日付・数量・受注と失注まで出る |
| 返せていない依頼 | 社長 | まだ返していない依頼だけが、古い順に並ぶ |
画面
社長と工場長が外で見るスマホ
事務所で使う管理画面
AIに任せないこと
| 任せないこと | どうするか | 任せるとどうなるか |
|---|---|---|
| 単価 | 入れられるのは、工場長と社長の2人だけにする | その日の材料相場も工場の手空きも知らないまま、赤字の見積が出ていく |
| 読み取り結果の確定 | 事務が原本と突き合わせる。原本は消さない | 手書きの読み違いが、そのまま見積書に載る |
| 過去の単価を、そのまま今の単価にすること | 日付と、そのときの数量を必ず添える | 材料費が変わっているのに、古い単価が根拠のように見える |
| 受けられるかどうかの返事 | 人が判断する。自動で返すのは「受け取りました」まで | 設備で作れないものや、間に合わない納期を引き受けることになる |
| 図番の無い依頼を弾くこと | 「図番なし」として通し、あとからひもづける | 手書きの走り書きで来る依頼が、受けられなくなる |
| FAXをやめさせること | 取引先ごとに、届いた経路の件数を出す | 取引先にやり方を変えてもらう話になる |
| 見積提出までの日数を目標にすること | 提出できた割合と、3日以上返していない件数を見る | 確認を飛ばしてでも早く返そうとする |
| 図面と単価を外部のアプリに流すこと | スマホでも社内の画面をブラウザで開く。チャットには流さない | 取引先の図面が、守秘義務契約の外に出る |
| 生産管理システムの置き換え | 受けてから見積書を出すまでだけを担当する | 工程管理と原価計算まで作り直すことになる |
進め方
| 段階 | やること | 決めること |
|---|---|---|
| 用意する | 複合機のFAXを取り込む設定にする。メールの受け口を1つにまとめる | どの経路を残すか |
| 過去の見積を入れる | 手元の見積書を図番つきで取り込む | どこまでさかのぼるか |
| 読み取りを調整する （いちばん時間を使う） | よく来る取引先の書式で、正しく読み取れるかを見る | どこから「自信のない項目」とするか |
| 画面を作る | 一覧・読み取りの確認・下ごしらえ・図番でさがす・数字 | 状態を4つのままにするか |
| 続ける | 返せていない依頼を、毎朝いちばんに見る | 単価を入れる人を増やすかどうか |
導入をお勧めする業種
- 金型・治具メーカー。 図番ごとの過去の見積をさがせるようにします。
- 板金加工。 手書きのFAXを項目に起こします。
- 印刷会社。 用紙・部数・加工の指定を読み取ります。
- 建材・住宅設備の販売。 品番と数量を拾い出して下ごしらえします。
- 電気工事。 材料と数量を起こして、単価は人が入れます。
いまお使いの見積書の様式に合わせて作ります。ぜひお問い合わせください。
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