旅館・民泊
到着時刻をAIが文面から拾う｜明日の到着表と板場の1枚を自動作成
予約サイトのメッセージ・お電話のメモ・メールに散らばった文面から、到着時刻・人数・食べられないもの・お迎えの要否の4つの欄をAIが拾います。帳場が確かめると、明日の到着表と、板場に渡す1枚ができます。食べられないものは、書かれた文のまま板場へ渡します。
予約サイト・メール・電話のメモから、到着時刻・人数・お迎え・食べられないものの4つを拾います。食べられないものだけは、書かれた言葉のまま板場へ渡します。旅館の例で説明します。
この仕組みの要点
- 課題到着の時刻も送迎のご希望も、ばらばらのところに届きます。明日の段取りは帳場の誰かが頭の中で組むので、その人が休むと誰も組めません。
- 仕組み食べられないものの欄だけ、AIにまとめさせません。拾った4つの欄は、帳場が確かめるまで到着表に出ません。
- 狙う効果明日の到着が時間帯ごとに並ぶので、送迎の車が足りない時間に前日から気づけます。板場に渡す紙も、帳場が印刷するだけになります。
明日の支度が、いまどうなっているか
| 場面 | いまのやり方 | そのとき起きていること |
|---|---|---|
| 到着の時刻 | 予約サイト・電話・メールに分かれて届く | どこに書いてあったかを、探して回る |
| 送迎のご希望 | 電話のメモに残る | 車が足りない時間に、前日まで気づけない |
| 食べられないもの | 聞いた人が、板場に口で伝える | 「卵アレルギー」とだけ伝わって、加熱なら食べられることが抜ける |
| 明日の段取り | 帳場の誰かが、頭の中で組む | 休んだ日は、ほかの人が段取りを追えない |
文面が届いてから、板場に渡るまで
| 順 | だれが／何が | 何をする | そのあとどうなる |
|---|---|---|---|
| 1 | お客さま | 予約サイト・電話・メールで伝える | 帳場が受けた電話も、メモにして同じところへ入れる |
| 2 | AI | 届いた文面から、4つの欄を拾う | どの文面のどこから拾ったかが、欄ごとに出る |
| 3 | AI | 食べられないものの欄だけ、まとめずに写す | 板場も、お客さまと同じ言葉で読むことになる |
| 4 | 帳場 | 4つの欄を確かめる | 確かめるまで、到着表には出ない |
| 5 | 仕組み | 明日の到着表を組む | 送迎の車・お部屋へのご案内・お夕食の始まりが並ぶ |
| 6 | 帳場 | 板場に渡す1枚を刷る | お部屋ごとに、書かれた言葉のまま並ぶ |
できること
| 機能 | 使う人 | 何が起きるか |
|---|---|---|
| 当日の流れ | お客さま | お迎えからご朝食までが、時刻の順に並ぶ |
| 到着時刻の変更 | お客さま | 到着が前後しそうなときは、同じ画面から変えられる |
| 届いた文面 | 帳場 | 届いた文面と、そこから拾った4つの欄が並ぶ |
| 明日の到着表 | 帳場 | 送迎・ご案内・お夕食が時間帯ごとに並び、重なるところが分かる |
| 板場に渡す1枚 | 板場 | お部屋の名前ごとに分かれて、1枚に収まる |
| 数字 | 帳場 | 到着がいちばん重なる時間帯と、要る車の数が出る |
画面
お客さまが見る画面
宿で使う画面
AIに任せないこと
| 任せないこと | どうするか | 任せるとどうなるか |
|---|---|---|
| 食べられないものをまとめること | 書かれた言葉を、そのまま板場へ渡す | 加熱なら少量は食べられることが、板場に伝わらない |
| 召し上がれるかどうかを決めること | 板場と帳場で決める。気になることは帳場から電話する | 同じ鍋や油を使っていないか、確かめないまま出す |
| 拾った欄を、そのまま到着表に出すこと | 帳場が4つの欄を確かめるまで、到着表に出ない | 聞き違えた時刻のまま、車を出すことになる |
| どこから拾ったかを消すこと | 欄ごとに、どの文面のどこから拾ったかを残す | 元の文面と食い違ったときに、たどれない |
| お品書きを組むこと | 紙を渡すところまで。組むのは板場 | 出せないものを避けただけの膳になる |
| 到着の遅れを、こちらで調整すること | 重なる時間を前日に出す。時間をずらすお願いは帳場がする | 気づかないうちに、貸切風呂と膳出しがずれる |
| 事前に回答が取れた割合を数えること | 数えるのは、着く前に到着時刻が分かった組の数 | お客さまへの催促が増える |
| お食事のご相談の少なさを、良いこととすること | ご相談が増えているほうを見る | 言い出しにくい宿になる |
| 予約システムと料金の置き換え | 予約が決まってから着くまでを受け持つ | 空室と料金の設定まで作り直すことになる |
進め方
| 段階 | やること | 決めること |
|---|---|---|
| 用意する | 予約サイト・メール・電話のメモを、1か所に集める | 電話のメモを誰が入れるか |
| 拾う欄を決める （いちばん時間を使う） | 4つの欄に、それぞれ何を入れるかを決める | 食べられないもののほかに、まとめない欄があるか |
| 送迎の条件を入れる | 車の台数と、駅やバス停までの時間を入れる | 1台で回れる間隔を何分にするか |
| 画面を作る | 届いた文面・明日の到着表・板場に渡す1枚・数字 | 到着表に出す組をどこまでにするか |
| 続ける | 到着が重なる時間帯を、前日に見る | 前後のお願いを誰がするか |
導入をお勧めする業種
- ペンション・ゲストハウス。 到着の時刻を、届いた文面から拾います。
- 貸別荘。 お迎えと鍵のお渡しを、時間帯で並べます。
- 割烹・料亭。 食べられないものを、書かれた言葉のまま板場へ渡します。
- 観光バスの手配。 集合の時刻と人数を、1つの表にまとめます。
- 結婚式場。 お食事のご相談を、お席ごとに残します。
いまお使いの予約サイトやメール、電話のメモに合わせて作ります。ぜひお問い合わせください。
表示している会社名・店舗名・氏名・数値は、すべてダミーデータです。
