旅館・民泊向け｜食べられないものを、書かれた言葉のまま板場へ

1組のお客さまから、3つの経路で連絡が届きます。

予約サイトのメッセージには人数、お電話では送迎のご希望、メールではお食事のご相談が届きます。書いた人は同じでも、届く場所が違います。

そして当日、その3通は4つの持ち場に分かれます。到着時刻は送迎、人数は帳場、食べられないものは板場、お部屋は仲居に渡ります。

どこか1つが抜けると、夕食の膳が1つ足りません。旅館の夕食は献立が決まっていて、当日は替えがききません。

届いた文面から、決まった欄に拾って入れる作りにします。画面で順に説明します。

先にお伝えしておくこと

• 食べられないものは、AIが要約も言い換えもしません。 お客さまが書いた言葉のまま板場に出します
• 召し上がれるかどうかは、板場と帳場が決めます。 AIがやるのは、拾って決まった欄に入れるところまでです
• 元の文面を消しません。 拾った欄と並べて、いつどこから届いたかが分かる形で残します

1. お客さまが持つのは、1本の線

お迎えの合流、ご到着、大浴場、お夕食、ご朝食が、時刻順に縦に並びます。

持ちものと金額は書きません。宿泊のご案内であって、請求ではないからです。

いちばん下に、お預かりしている言葉をそのまま出します。

下の子が卵アレルギーです。加熱してあれば少量は食べられますが、生卵と半熟は避けています。

その下に、同じ調理場で小麦・卵・乳・えび・かに・そば・落花生・くるみを使っていることを書きます。旅館の料理に表示の義務はありませんが、これは書かないと誤解されます。

2. 3通から、4つの欄を拾う

左に届いた文面が時系列で並びます。予約サイトのメッセージ、電話のメモ、メールの3つです。元の文は消しません。

右が、そこから拾った4つの欄です。ご到着 15:40、人数 大人2・小学生1、お迎え 要、食べられないもの。

上の3つには、どの文面から拾ったかが小さく入っています。違っていたら、元をたどれます。

この画面に、自動で返信する仕組みはありません。返すのは帳場の人です。

3. 1組ずれると、後ろが動く

明日の到着表です。左に時刻、右に送迎の車・お部屋へご案内・お夕食のはじまりが3本の列で並びます。

16時台に4組が重なります。送迎の車が2台要ります。 上の数字がそれを出しています。

下にはこう書いてあります。

牧さまの到着が30分遅れると、18:30 の膳出しが4組から5組になります。そのとき動くのは板場と、貸切風呂の18:00です。

到着から夕食までを1つの流れで並べておくのは、このためです。到着が30分ずれるのは送迎の話に見えますが、実際に困るのは板場です。

空室も稼働率も、この画面には出しません。予約が決まったあとの支度だけを扱います。

4. 書かれた言葉のまま、板場へ

ここでAIに要約させないことが、いちばん大事です。

帳場が刷って板場へ渡す1枚です。明日出せないものだけが、部屋番号と一緒に並びます。

並んでいるのは、お客さまが書いた文そのものです。

• 下の子が卵アレルギーです。加熱してあれば少量は食べられますが、生卵と半熟は避けています
• えびとかにを食べると口の中がかゆくなります。だしに入っているぶんは平気です
• 1名、生ものが苦手です。刺身とお造りを別のものに替えていただけると助かります。アレルギーではありません
• そばアレルギーです。同じ鍋でゆでたものも避けています

AIに整えさせると、こうなります。「卵」「えび・かに」「生もの」「そば」。

4行が4語になって、読みやすくなります。そして、落ちるのは全部いちばん大事なところです。

加熱なら少量は召し上がれること。だしのえびは平気なこと。生ものが苦手なだけでアレルギーではないこと。同じ鍋でゆでたそばも避けていること。

この4つのうち、下の2つは間違えると命に関わります。上の2つは、出さなくていい代替品を出して、お客さまに気を使わせます。

食数も出しません。数えるのは板場の仕事で、この紙の役目ではありません。

5. 数えるのは、重なる時間帯

時間帯ごとの到着の組数と、そこに要る送迎の車の台数を出します。明日は16時台に4組で、車が2台です。

出していない数字も書いてあります。稼働率と空室数、事前に回答が取れた割合、お食事のご相談の少なさの3つです。

回答が取れた割合を上げようとすると、お客さまへの催促が増えます。届いた文面から拾えれば、聞き直さずに済みます。

お食事のご相談は、今月4組。先月より増えています。少ないほうが良いことにすると、言い出しにくい宿になります。

どのくらい効くか

前日の支度から計算します。

3つの経路を見て回り、手書きの到着表に写す作業に、1日およそ40分かかります。届いた文面から拾う形にすると、確かめるだけなので10分ほどです。差は30分です。

月30日で15時間分になります。帳場の時給を1,500円とすると、月に22,500円分です。

ただし、この事例で大きいのは時間ではありません。言い換えなかったことです。 卵アレルギーの4文字だけが板場に渡っていたら、加熱した卵まで抜いた膳が出ます。悪くはありませんが、そのお子さんが食べられたはずのものが減ります。

逆のほうは、書きません。起きなかった事故の金額は、測りようがないからです。

試算は、全8室・1日9組ほどの旅館を前提にしています。実際の効果は、部屋数と、いま連絡がいくつの経路で届いているかで変わります。

ほかの業種でも同じです

• 民宿・ペンション・グランピング — 経路がばらけるところも、食事の替えがきかないところも同じ
• ゴルフ場・貸別荘 — 到着時刻と人数が当日の段取りを決める
• 結婚式場・宴会場 — 食べられないものを言葉のまま厨房へ渡す形が同じ
• 介護施設のショートステイ — 食事と持ちものの申し送りが同じ構造
• 体験・アクティビティの事業者 — 集合時刻と送迎が1本の線でつながる

「1人から届いた1回の申告が、当日は別々の持ち場に分かれる」商売は、考え方が同じです。