旅館・民泊
到着時刻をAIが文面から拾う｜明日の到着表と板場の1枚を自動作成
予約サイトのメッセージ・お電話のメモ・メールに分かれて届く文面から、到着時刻・人数・食べられないもの・お迎えの要否の4つをAIが読み取ります。帳場（受付・予約・会計を受け持つ係）が確かめると、明日の到着表と、板場（旅館の調理場）に渡す紙が1枚できます。食べられないものは、お客さまが書かれた文のまま板場へ伝えます。
予約サイト・メール・電話のメモから、AIが到着時刻・人数・お迎え・食べられないものの4つを拾い出します。食べられないものだけは、書かれた言葉のまま板場（旅館の調理場）へ渡します。旅館の例で説明します。
この仕組みの要点
- 課題到着の時刻も送迎のご希望も、予約サイト・電話・メールに分かれて届きます。明日の段取りは帳場（受付・予約・会計を受け持つ係）の誰かが頭の中で組むので、その担当者が休むと、ほかの誰も組めません。
- 仕組み食べられないものの欄だけは、AIにまとめさせません。AIが4つの欄に拾い出した内容は、帳場が確かめるまで到着表に載りません。
- 狙う効果明日の到着が時間帯ごとに並ぶので、送迎の車が足りなくなる時間に、前日のうちに気づけます。板場に渡す紙も、帳場が印刷すれば用意できます。
明日の支度が、いまどうなっているか
| 場面 | いまのやり方 | そのとき起きていること |
|---|---|---|
| 到着の時刻 | 予約サイト・電話・メールに分かれて届く | 帳場が、どこに書いてあったかを探して回る |
| 送迎のご希望 | 電話のメモに残る | 送迎の車が足りなくなる時間に、前日のうちに気づけない |
| 食べられないもの | 聞いた担当者が、板場に口頭で伝える | 「卵アレルギー」とだけ伝わり、加熱すれば食べられることが抜け落ちる |
| 明日の段取り | 帳場の誰かが、頭の中で組む | その担当者が休んだ日は、ほかの担当者が段取りを追えない |
文面が届いてから、板場に渡るまで
| 順 | だれが／何が | 何をする | そのあとどうなる |
|---|---|---|---|
| 1 | お客さま | 到着時刻などを、予約サイト・電話・メールで伝える | 帳場が受けた電話の内容も、メモにして同じ窓口に入れる |
| 2 | AI | 届いた文面から、4つの欄の中身を拾い出す | 欄ごとに、どの文面のどこから拾ったかが表示される |
| 3 | AI | 食べられないものの欄だけは、まとめずにそのまま写す | 板場も、お客さまが書いた言葉のまま読める |
| 4 | 帳場 | 4つの欄を確かめる | 帳場が確かめるまで、到着表には載らない |
| 5 | 仕組み | 明日の到着表を作る | 送迎の車・お部屋へのご案内・お夕食の始まりが、時刻の順に並ぶ |
| 6 | 帳場 | 板場に渡す1枚を印刷する | 食べられないものが、お部屋ごとに、書かれた言葉のまま載る |
できること
| 機能 | 使う人 | 何が起きるか |
|---|---|---|
| 当日の流れ | お客さま | お迎えからご朝食までの予定を、時刻の順に確かめられる |
| 到着時刻の変更 | お客さま | 到着が前後しそうなときは、当日の流れの画面から到着時刻を変えられる |
| 届いた文面 | 帳場 | 届いた文面と、AIがその文面から拾った4つの欄を見比べられる |
| 明日の到着表 | 帳場 | 送迎・ご案内・お夕食が時間帯ごとに並び、予定が重なる時間が分かる |
| 板場に渡す1枚 | 板場 | 食べられないものが、お部屋の名前ごとに分かれて1枚の紙に載る |
| 数字 | 帳場 | 到着がいちばん重なる時間帯と、その時間帯に要る送迎の車の台数が分かる |
画面の例
お客さまが見る画面
宿で使う画面
AIに任せないこと
| 任せないこと | どうするか | 任せるとどうなるか |
|---|---|---|
| 食べられないものをまとめること | 書かれた言葉を、そのまま板場へ渡す | 加熱すれば少量は食べられることが、板場に伝わらない |
| 召し上がれるかどうかを決めること | 板場と帳場で決める。気になることがあれば、帳場からお客さまに電話する | 同じ鍋や油を使っていないかを確かめないまま、料理を出す |
| 拾った欄を、そのまま到着表に出すこと | 帳場が4つの欄を確かめるまで、到着表に載せない | 聞き違えた時刻のまま、送迎の車を出すことになる |
| どこから拾ったかを消すこと | 欄ごとに、どの文面のどこから拾ったかを残す | 欄の中身が元の文面と食い違ったときに、どこから拾ったかをたどれない |
| お品書きを組むこと | 仕組みが受け持つのは、板場に紙を渡すまで。お品書きは板場が組む | お出しできないものを避けただけの膳になる |
| 到着の遅れを、こちらで調整すること | 予定が重なる時間を、前日のうちに知らせる。到着時刻をずらすお願いは、帳場からお客さまにする | 気づかないうちに、貸切風呂と配膳の時刻がずれる |
| 事前に回答が取れた割合を数えること | 数えるのは、着く前に到着時刻が分かった組の数 | お客さまへの催促が増える |
| お食事のご相談が少ないことを、良いこととして扱うこと | ご相談が増えているかを見る | お客さまにとって、お食事のことを言い出しにくい宿になる |
| 予約システムと料金の置き換え | この仕組みが受け持つのは、予約が決まってから、お客さまが到着するまで | 空室と料金の設定まで一から作ることになる |
進め方
| 段階 | 行うこと | 決めること |
|---|---|---|
| 用意する | 予約サイト・メール・電話のメモを、1つの窓口に集める | 電話のメモを誰が入力するか |
| 拾う欄を決める （いちばん時間を使う） | 4つの欄に、それぞれ何を入れるかを決める | 食べられないもののほかにも、AIにまとめさせない欄を作るか |
| 送迎の条件を入れる | 車の台数と、駅やバス停までの時間を入れる | 1台の車で続けて送迎できる間隔を何分にするか |
| 画面を作る | 届いた文面・明日の到着表・板場に渡す1枚・数字 | 到着表に、何日先までの組を出すか |
| 続ける | 到着が重なる時間帯を、前日に確かめる | 到着時刻をずらすお願いを誰がするか |
導入をお勧めする業種
- ペンション・ゲストハウス。 到着の時刻を、届いた文面から拾います。
- 貸別荘。 お迎えと鍵のお渡しを、時間帯ごとに並べます。
- 割烹・料亭。 食べられないものを、書かれた言葉のまま板場へ渡します。
- 観光バスの手配。 集合の時刻と人数を、1つの表にまとめます。
- 結婚式場。 お食事のご相談を、お席ごとに記録します。
仕組みは、いまお使いの予約サイトやメール、電話のメモの取り方に合わせて作ります。ぜひお問い合わせください。
表示している会社名・店舗名・氏名・数値は、すべてダミーデータです。
