設計事務所・建築設計
議事録をAIが自動作成｜録音から社内タスクとお礼メール下書きまで
打ち合わせを録音しておけば、議事録の作成・社内タスクの洗い出し・お礼メールの下書きまでをAIが行います。これまで1件あたり70分ほどかかっていた作業は、内容の確認と修正で済み、20分ほどに短くなります。設計事務所の例で、画面と試算をもとに説明します。
打ち合わせの録音から、AIが議事録・タスク・お礼のメールの下書きを作ります。議事録の決まったことには、元になった発言の時刻が付きます。設計事務所の例で説明します。
この仕組みの要点
- 課題打ち合わせのあとに、担当者が議事録・タスク・お礼のメールを1つずつ作っています。後回しにすると、打ち合わせの内容を思い出しながら書くことになります。
- 仕組み議事録に載せるのは、元の発言があるものだけです。タスクの担当も、打ち合わせで名前が出た人だけを入れ、決まらなければ空欄にします。
- 狙う効果打ち合わせのあとに70分かけていた3つの作業が、AIの下書きを読んで修正する作業に変わります。決まらなかったことも、次の打ち合わせの議題にそのまま入ります。
打ち合わせのあとに、何をしているか
| 作るもの | いまのやり方 | かかる時間と、困ること |
|---|---|---|
| 議事録 | 欠席した人も読めるように、書き起こす | 1件あたり40分ほどかかる |
| タスクの洗い出し | 打ち合わせが終わってから、思い出して書き出す | 15分ほどかかる。誰が担当するか決まらなかったものは、書き出されない |
| お礼のメール | 決まったことと宿題を、もう一度書き写す | 15分ほどかかる。3つ合わせて70分 |
| 決まらなかったこと | 議事録に載らない | 次の打ち合わせで、また同じ話から始まる |
録音してから、お礼のメールを送るまで
| 順 | だれが／何が | 何をする | そのあとどうなる |
|---|---|---|---|
| 1 | 担当者 | 出席する方を3つの立場に分けて、録音を始める | 立場の分け方で、お礼のメールの宛先とCcが決まる |
| 2 | AI | 録音を文字にする | 誰がいつ話したかが、発言ごとに残る |
| 3 | AI | 決まったことと、決まらなかったことを拾い出す | 元の発言がないものは、議事録に載せない |
| 4 | 出席者 | 打ち合わせが終わってすぐ、決まったことをその場で確かめる | 時刻を押すと、その発言の録音まで戻れる |
| 5 | AI | タスクを洗い出す | 担当の欄には、打ち合わせで名前が出た人だけが入る |
| 6 | AI | お礼のメールを下書きする | 下書きには、決まったことと、宿題をお返しする日が入る |
| 7 | 担当者 | 下書きを読んでから、メールソフトで開いて送る | 宛先とCcは、メールソフトで最後に確かめる |
できること
| 機能 | 使う人 | 何が起きるか |
|---|---|---|
| 録音を始める画面 | 担当者 | 出席する方を、施主さま・工務店・事務所の3つに分ける |
| 決まったことの確認 | 出席者 | 打ち合わせが終わってすぐ、その場で修正できる |
| わたしのタスク | 担当者 | 自分が担当するタスクと、担当が決まっていないタスクを分けて確かめられる |
| 議事録 | 欠席した人 | 決まらなかったことも、空欄のまま載る |
| 議事録の下書き | 担当者 | 話した順の発言と、議事録の下書きを1行ずつ見比べられる |
| タスク | 事務所 | タスクの1行ごとに、元になった発言をそのまま添える |
| お礼のメールの下書き | 担当者 | 段落ごとに、本文の出どころが分かる |
| 持ち越し | 代表 | 決まらずに持ち越したことと、その回数を、全案件まとめて確かめられる |
画面の例
打ち合わせの前後に使う画面
事務所で使う管理画面
AIに任せないこと
| 任せないこと | どうするか | 任せるとどうなるか |
|---|---|---|
| 発言に無いことを議事録に書くこと | 載せるのは、元の発言があるものだけ | 誰も言っていない決定が、記録として残る |
| 数字と日付を言い換えること | 発言のまま写す | 金額と期限が、少しずつずれて伝わる |
| 決まらなかったことを消すこと | 空欄のまま議事録に載せる | 持ち越したことが、どこにも残らない |
| 担当を割り当てること | 打ち合わせで名前が出たタスクにだけ担当を入れる。出なかったタスクは担当を空けたまま、全員が見られるようにする | 引き受けていない人の名前が、勝手に入る |
| お礼のメールを送ること | AIが作るのは下書きまで。担当者が下書きを読んでから、メールソフトで開く | 宛先とCcを確かめないまま、メールが社外に送られる |
| 宛先とCcを決めること | 録音を始める前に分けた、出席する方の立場から決まる | 施主さまと工務店が、同じ宛先に並ぶ |
| 要約の正しさに点を付けること | 元の発言に戻れるかどうかで見る | 短い議事録ほど、良い議事録と評価される |
| タスクが終わった割合を出すこと | 打ち合わせで出たタスクは、終わる見込みと関係なく残す | 終わりそうなタスクだけを書くようになる |
| 音声を社外に保存すること | 事務所のサーバーにだけ保存して、90日で消す | 施主さまの声が、社外のサービスに残る |
進め方
| 段階 | 行うこと | 決めること |
|---|---|---|
| 用意する | 打ち合わせの部屋で録音できるようにする | 音声の保存先と、消すまでの日数 |
| 決まったことの書き方をそろえる （いちばん時間を使う） | どこまでを決まったことにするかを書き出す | 決まらなかったことをどう残すか |
| 案件とメンバーを登録する | 案件・出席する会社・担当者を登録する | 宛先を3つの立場に分けたままにするか |
| 画面を作る | 打ち合わせ・議事録・タスク・お礼のメール・持ち越し・数字 | 決まったことをその場で確かめる画面を出すかどうか |
| 続ける | 3回持ち越したことを、次の打ち合わせの議題に入れる | 議題を誰が作るか |
導入をお勧めする業種
- 工務店。 現場での定例の打ち合わせで決まったことを記録します。
- コンサルティング。 宿題とお返しする日を書いたメールを、下書きします。
- 士業の事務所。 面談で決まったことを、その日のうちにお送りします。
- 広告・制作会社。 修正のご依頼を、元の発言つきで残します。
- 管理組合・自治会。 決まらなかったことを、次の会合の議題に入れます。
下書きは、いまお使いのメールソフトで開けます。ぜひお問い合わせください。
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