設計事務所・建築設計
議事録をAIが自動作成｜録音から社内タスクとお礼メール下書きまで
打ち合わせを録音しておけば、議事録の作成・社内タスクの洗い出し・お礼メールの下書きまでを、AIが自動で対応します。いままで1件あたり70分ほどかかっていた作業が、内容を確認して直すだけの20分ほどに短縮されます。設計事務所のケースで、画面と試算をもとに説明します。
打ち合わせの録音から、議事録・やること・お礼のメールの下書きを作ります。決まったことには、元になった発言の時刻が入ります。設計事務所の例で説明します。
この仕組みの要点
- 課題打ち合わせのあとに、議事録・やること・お礼のメールを1つずつ作っています。後回しにすると、思い出しながら書くことになります。
- 仕組み議事録に載るのは、元の発言があるものだけです。やることの担当も、名前が出た人だけ入れて、決まらなければ空欄にします。
- 狙う効果打ち合わせのあとの70分が、読んで直すだけになります。決まらなかったことも、次の議題にそのまま入ります。
打ち合わせのあとに、何をしているか
| 作るもの | いまのやり方 | かかる時間と、困ること |
|---|---|---|
| 議事録 | 欠席した人も読めるように、書き起こす | 1件あたり40分ほどかかる |
| やることの洗い出し | 終わってから、思い出して書き出す | 15分ほどかかる。誰がやるか決まらなかったものは、書き出されない |
| お礼のメール | 決まったことと宿題を、もう一度書き写す | 15分ほどかかる。3つ合わせて70分 |
| 決まらなかったこと | 議事録に載らない | 次の打ち合わせで、また同じ話から始まる |
録音してから、お礼のメールを送るまで
| 順 | だれが／何が | 何をする | そのあとどうなる |
|---|---|---|---|
| 1 | 担当者 | 出席する方を3つの立場に分けて、録音を始める | お礼のメールの宛先とCcが、ここで決まる |
| 2 | AI | 録音を文字にする | 誰がいつ話したかが、発言ごとに残る |
| 3 | AI | 決まったことと、決まらなかったことを拾う | 元の発言がないものは、載せない |
| 4 | 出席者 | 終わってすぐ、決まったことを確かめる | 時刻を押すと、その発言まで戻れる |
| 5 | AI | やることを洗い出す | 担当は、打ち合わせで名前が出たものだけ入る |
| 6 | AI | お礼のメールを下書きする | 決まったことと、宿題をお返しする日が並ぶ |
| 7 | 担当者 | 読んでから、メールソフトで開いて送る | 宛先とCcは、そこで最後に確かめる |
できること
| 機能 | 使う人 | 何が起きるか |
|---|---|---|
| 録音を始める画面 | 担当者 | 出席する方を、施主さま・工務店・事務所の3つに分ける |
| 決まったことの確認 | 出席者 | 終わってすぐ、その場で直せる |
| わたしのやること | 担当者 | 自分の担当と、担当が決まっていないものが分かれる |
| 議事録 | 出ていない人 | 決まらなかったことも、空欄のまま載る |
| 議事録の下書き | 担当者 | 左に話した順、右に下書きが1行ずつ並ぶ |
| やること | 事務所 | 1行ごとに、元になった発言をそのまま並べる |
| お礼のメールの下書き | 担当者 | 本文の出どころが、段落ごとに右に並ぶ |
| 持ち越し | 代表 | 何回持ち越したかを、全案件まとめて見られる |
画面
打ち合わせの前後に使う画面
事務所で使う管理画面
AIに任せないこと
| 任せないこと | どうするか | 任せるとどうなるか |
|---|---|---|
| 発言に無いことを議事録に書くこと | 載せるのは、元の発言があるものだけ | 言っていない決定が、記録として残る |
| 数字と日付を言い換えること | 発言のまま写す | 金額と期限が、少しずつずれて伝わる |
| 決まらなかったことを消すこと | 空欄のまま議事録に載せる | 持ち越したことが、どこにも残らない |
| 担当を割り当てること | 名前が出たものだけ入れ、出なかったものは空けたまま全員に見せる | 引き受けていない人の名前が、勝手に入る |
| お礼のメールを送ること | 下書きまで。担当者が読んでから、メールソフトで開く | 宛先とCcを確かめないまま、社外に出る |
| 宛先とCcを決めること | 録音を始める前に分けた立場から決まる | 施主さまと工務店が、同じ宛先に並ぶ |
| 要約の正しさに点を付けること | 元の発言に戻れるかどうかで見る | 短い議事録が、いい議事録になる |
| やることが終わった割合を出すこと | 打ち合わせで出たことは、終わる見込みと関係なく残す | 終わりそうなことだけを書くようになる |
| 音声を社外に保存すること | 事務所のサーバーにだけ保存して、90日で消す | 施主さまの声が、外のサービスに残る |
進め方
| 段階 | やること | 決めること |
|---|---|---|
| 用意する | 打ち合わせの部屋で録音できるようにする | 音声を保存する場所と、消すまでの日数 |
| 決まったことの書き方をそろえる （いちばん時間を使う） | どこまでを決まったことにするかを書き出す | 決まらなかったことをどう残すか |
| 案件とメンバーを登録する | 案件・出席する会社・担当者を登録する | 宛先を3つの立場に分けたままにするか |
| 画面を作る | 打ち合わせ・議事録・やること・お礼のメール・持ち越し・数字 | その場で確かめる画面を出すかどうか |
| 続ける | 持ち越しが3回になったものを、次の議題に入れる | 議題を作る人を誰にするか |
導入をお勧めする業種
- 工務店。 現場での定例で決まったことを残します。
- コンサルティング。 宿題とお返しする日を書いたメールを、下書きします。
- 士業の事務所。 面談で決まったことを、その日のうちにお送りします。
- 広告・制作会社。 修正のご依頼を、元の発言つきで残します。
- 管理組合・自治会。 決まらなかったことを、次の議題に運びます。
下書きは、いまお使いのメールソフトで開けます。ぜひお問い合わせください。
表示している会社名・店舗名・氏名・数値は、すべてダミーデータです。
