士業（税理士・社労士）
顧問先の質問にAIが回答の下書き｜税理士が確認してから送信
顧問先から届く質問を1つの窓口にまとめ、事務所が過去に答えた内容をもとに、AIが回答の下書きを作ります。下書きには出典が付き、判断に迷う箇所には印が付きます。送信できるのは、税理士が内容を確認した回答だけです。同じ質問が3回届いたものは回答集にまとめ、顧問先がご自身で探せるようにします。
顧問契約を結んでいる会社（顧問先）からの質問を、1つの窓口で受け付けます。事務所が過去に答えた内容から、AIが回答の下書きを作ります。答えた内容は回答集にたまり、同じ疑問が出たときは、顧問先が自分で答えを探せます。税理士事務所の例で説明します。
この仕組みの要点
- 課題同じ質問が何度も届き、答え方は担当者ごとに変わります。判断の要る質問は税理士に回るので、税理士の手が空くまで、顧問先に回答を返せません。
- 仕組みAIが事務所の過去の回答から下書きを作り、税理士の確認が済んでから、担当者が送ります。元になる回答が見つからないときは、下書きを作りません。
- 狙う効果職員だけで回答できる質問が増え、所長に回る件数が減ります。回答集を公開すれば、顧問先が自分で答えを見つけられるので、事務所に届く質問も減ります。
いま事務所で起きていること
| 場面 | いまのやり方 | そのとき起きていること |
|---|---|---|
| 質問の届き方 | LINE・メール・電話にバラバラに届く | 誰がどこまで答えたかを、担当者本人しか知らない |
| 同じ質問 | 質問が来るたびに、その場で答える | 前に誰がどう答えたかを、さかのぼって確かめられない |
| 判断の要る質問 | 所長に口頭で確認する | 所長の手が空くまで、顧問先に返信できない |
| 過去の回答 | 担当者ごとのメールの中にある | 担当者が代わると、過去の回答を探せない |
| 月次の資料 | 期限が近づくと、担当者が電話で催促する | 何が届いていないかを、その都度調べる |
質問が届いてから、回答集に入るまで
| 順 | だれが／何が | 何をする | そのあとどうなる |
|---|---|---|---|
| 1 | 顧問先 | よくある質問の中から答えを探す | 事務所がこれまでに答えた内容を、一覧で読める |
| 2 | 顧問先 | 答えが見つからなければ、質問の種類を選んで送る | 送信の前に、自動では返信しないという案内が出る |
| 3 | AI | 事務所の過去の回答をさがして、下書きを作る | 下書きと一緒に、元にした回答が、日付と書いた人の名前つきで表示される |
| 4 | 担当者 | 下書きを修正する | 税理士の確認が要る箇所に、印が付く |
| 5 | 税理士 | 内容を確認する | 税理士の確認が済むまで、送信のボタンは押せない |
| 6 | 担当者 | 回答を送る | 答えた担当者と確認した税理士の名前が、回答と一緒に顧問先に届く |
| 7 | 事務所 | 同じ内容で3回届いた質問を、回答集に加える | 公開すると、顧問先が見るよくある質問に載る |
できること
| 機能 | 担当 | 何が起きるか |
|---|---|---|
| よくある質問 | 顧問先 | 事務所が答えた内容を、分類とキーワードで探せる |
| 質問を送る | 顧問先 | 質問の種類を選び、レシートの写真を付けて送れる |
| 資料の一覧 | 顧問先 | 事務所がお預かりした資料は一覧から消え、まだ出していない資料だけが残る |
| 回答の下書き | AI | 過去の回答から下書きを作り、元にした回答も一緒に表示する |
| 質問の一覧 | 担当者 | 質問ごとに、未回答・下書きあり・確認待ちの状態と、届いてからの経過時間が分かる |
| 回答集 | 事務所 | 同じ質問を受けた回数の多い順に並び、公開の設定を切り替えられる |
| 顧問先カード | 担当者 | 1社ごとに、質問と資料のやり取りの履歴を見られる |
| 資料の回収 | 担当者 | 顧問先ごとの資料の届き具合が、すべて届いた・一部だけ・まだ届いていないの3つに分かれて表示される |
画面の例
顧問先が見る画面
事務所で使う管理画面
AIに任せないこと
| 任せないこと | どうするか | 任せるとどうなるか |
|---|---|---|
| 回答の送信 | 税理士が確認してから送る | 誰も確認していない内容が、事務所の回答として届く |
| 自動での返信 | 自動では返信しないことを送信の前に伝え、おおむね翌営業日までに返信する | 自動で届いた文章を、顧問先が事務所の確認済みの回答だと受け取る |
| 過去に答えていない質問への回答 | 元になる回答が見つからないときは、下書きを作らない | 裏付けのない文章が、正しい回答のような形で作られる |
| 金額の基準や改正にふれる回答 | 確認が要るという印を付けて、税理士に回す | 改正前の基準のまま答えることになる |
| 出典を消すこと | 下書きの元になった回答を、日付と書いた人の名前を付けて表示する | どの回答を元に書いたのかを、あとから確かめられない |
| 誰が答えたかを伏せること | 担当者と、確認した税理士の名前を回答と一緒に送る | 誰の判断なのか分からないまま、答えだけが残る |
| 資料の催促を送り続けること | お知らせは3回まで。そのあとは、電話するかを担当者が決める | 取り立てのように受け取られる |
| 会計ソフトや記帳の置き換え | 質問の受け付けと回答集だけを受け持つ | 記帳と申告まで一から作ることになる |
進め方
| 段階 | 行うこと | 決めること |
|---|---|---|
| 用意する | LINEとメールの質問を、1つの窓口にまとめる | 電話で受けた質問も窓口に登録するか |
| 回答集を作る （いちばん時間を使う） | これまでに答えた内容を、分類ごとにまとめ直す | どの回答を顧問先に公開するか |
| 確認のルールを決める | どの質問を税理士の確認に回すかを書き出す | 金額の基準や改正にふれる質問を、どこで線引きするか |
| 画面を作る | 質問の一覧・下書き・回答集・顧問先カード・資料の回収・数字 | 質問の状態をいくつに分けるか |
| 続ける | 3回届いた質問がないかを、毎月確かめる | 回答集に公開するかどうかを、誰が決めるか |
導入をお勧めする業種
- 社会保険労務士事務所。 入退社の手続きの質問を、回答集にまとめます。
- 行政書士事務所。 許認可の質問と、申請に必要な書類の一覧をまとめます。
- 司法書士事務所。 登記に必要な書類の質問を、1つの窓口で受け付けます。
- 弁護士事務所。 ご相談の前に、進め方と費用をご案内します。
- 保険代理店。 給付金の請求に必要な書類の質問をまとめます。
回答集は、事務所がこれまでに答えた内容から作ります。ぜひお問い合わせください。
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