AI社員・AI秘書とは？導入してよいかを自社で確かめる方法

出口 宣佳

株式会社コレットラボ 代表取締役

プロモーション・マーケティングの現場で約 20 年、リアルと Web 両方の PM 経験を AI 導入に掛け合わせ、中小企業の業務設計・社員教育・運用ルール策定を伴走しています。

• JDLA G検定
• DX推進パスポート1
• OpenAI Consultative Solutions Practitioner

最近、SNSや広告で「AI秘書」「AI社員」という言葉を目にする機会が増えました。簡単に、楽に業務を効率化できるように見える広告もあります。AIの使い方や導入を教えている人は、何を基準に教えているのか。

私が基準にしているのは、AIの技術ではなく、導入の考え方です。AIで効果を出すには、導入の前に、検討と準備と検証が要る。導入しないと決めるのが正しい場合もあります。この記事でお伝えする進め方は、AIサービスを選ぶ前に、時間がかかっている作業を確かめ、実際の仕事で小さく試し、費用に見合うかを見極めてから導入を決める、という順番です。

今の自分の仕事は正しいのか。お客様のためになっているのか。AIの導入を支援しながら、私自身が抱えていた疑問です。AIを開発しているOpenAIのカリキュラムで、企業へのAI導入を体系的に学んだのは、この疑問があったからです。OpenAI Partner Networkが発行する認定資格「OpenAI Consultative Solutions Practitioner」を取得しました（証明ページ）。

この記事でお伝えする進め方を、業務の選び方から導入の判断まで、導入を検討している経営者・管理職の方に向けて資料にまとめました。記事の最後で配布しています。

AI社員・AI秘書とは

広告で使われる「AI社員」「AI秘書」は、メールの返信や資料の作成などをAIに任せる仕組みを、社員や秘書にたとえた呼び方です。決まった定義はありません。できることは、サービスによって異なります。

AI社員に任せるのは資料探しと下書き

AIが作る文章には、誤りや説明不足が含まれることがあります。最初にAIに任せるのは、資料から必要な記述を探す作業と、問い合わせへの回答の下書きまで。内容の確認と送信は、担当者が行います。

最初から自動で送信すると、誤りを確かめる前に取引先へ届きます。自動化に進むのは、AIを止める方法と、元の手順に戻す方法を決めてからです。

回答が遅れる原因の切り分け

たとえば、商品の問い合わせへの回答が遅いとします。時間がかかっているのは、資料を探して回答を書く作業か。上司の承認を待つ時間か。誤りを見つけて修正する時間か。

どれが長いかで、AIを使うかどうかの判断が変わります。承認待ちが長いなら、AIで回答文を速く書いても、回答までの時間はあまり短くなりません。

試すときに混ぜる質問

答えやすい質問だけで試した結果を、すべての問い合わせに当てはめることはできません。商品名だけでは型番を特定できない質問や、資料に答えがない質問も混ぜて試します。確かめるのは、AIが推測で答えずに、追加の確認が必要だと伝えられるかどうか。

試した結果、費用に見合う効果が得られなければ、導入を見送るのも、正しい判断です。

導入するかどうかは、自社で検証を行った結果を基に判断してください。