建設業向け｜現場から打刻して、出勤簿・作業日報・シフト表をそろえる

月末になると、事務所で同じことが起きます。

手書きの出面表を集めて、日報を突き合わせて、電卓で足す。「この日、誰が現場にいましたっけ」を電話で確認する。

直行直帰が多い会社ほど、これが重くなります。会社に寄らないので、タイムカードを押す場所がありません。

スマホで現場から打刻して、終業のときに話すだけで日報ができる。そこから出勤簿・作業日報・シフト表がそろう。そういう仕組みを作ります。画面で順に説明します。

なぜ今なのか

2024年4月から、建設業にも時間外労働の上限規制が適用されました。猶予期間が終わっています。

原則は月45時間・年360時間です。ここで問題になるのが、月末に集計する運用だと、超えたことに月末まで気づけないことです。気づいた時点では、もう戻せません。

労働時間を客観的な方法で記録することも求められています。手書きの自己申告は、その「客観的な方法」から遠いところにあります。

入力は3タップと、ひとこと

職人さんにやってもらうことを、先に整理します。

• 朝、現場に着いたら出勤の打刻
• 帰るときに退勤の打刻
• その流れで今日やったことを話す

これだけです。ここから管理側で3つの書類が埋まります。

現場側の画面

1. 登録は、コードを送るだけ

入口は LINE です。アプリのインストールも、アカウント作成も、パスワードもありません。外注さんにも同じように配れます。

ここでよく聞かれるのが「関係ない人が友だち追加できてしまうのでは」という点です。できます。それは止められません。

なので、友だち追加と「使えるようになること」を分けます。会社が発行したコードを送るまで、現場名も予定も何ひとつ表示されません。追加しただけの人には、この画面から先がありません。

退職や契約終了のときは、管理画面で止めれば、その場から打刻できなくなります。

2. 朝、何もしなくても現場が届く

前日の夕方に翌日の現場が届き、当日の朝にもう一度届きます。誰と行くかも一緒に出ます。

この内容は、管理側で組んだシフト表がそのまま出ています。予定を直せば、通知の中身も変わります。

通知は SMS でも送れます。LINE を仕事で使いたくない会社もあるので、そこは選べるようにします。

3. 位置情報は、打刻のときだけ

現場に半径150mくらいの範囲を設定しておき、その中にいるかどうかを見ます。距離と測位精度が画面に出ます。

導入のときに必ず出るのが「常に監視されるのか」という反発です。ここで止まる会社がけっこうあります。

なので、取らないことを画面に書きます。 打刻ボタンを押した瞬間だけ記録し、移動中も休憩中も取りません。打刻していない日は、位置そのものが残りません。

4. 範囲の外なら、理由が残る

ここは正直に書きます。GPS で不正を完全に防ぐことはできません。 位置を偽装するアプリを入れられたら、それまでです。「不正を防げます」と言い切る仕組みは、どこかで嘘になります。

そこで、防ぐのではなくズレが見えるようにします。

範囲の外でも打刻はできます。ただし理由を選ぶ必要があり、その打刻には印が付いて、管理者の画面に「要確認」として並びます。

資材置き場に寄る、別の現場から直行する。建設ではふつうにあることなので、打刻できなくしてはいけません。異常だけが目に入る状態を作るのが正しい落としどころです。

5. 日報は、話すだけ

現場名も作業時間も、打刻から自動で入っています。人数も、配置から入ります。

休憩は現場ごとの既定値を持たせます。 出勤簿には休憩時間の記録が要りますが、休憩のたびに打刻させるのは現場では無理です。「昼1時間」を最初から入れておいて、違った日だけ直してもらいます。

やった作業はタップで選び、細かいところは話します。手袋のままでも、文字は打てなくても声は出せます。

6. AI がやるのは、整えることだけ

話した内容を、読める文章にします。ここが AI の役割です。

ゼロから書かせません。 AI に日報を書かせると、それらしい文章の中に、実際には起きていないことが混ざります。日報は記録なので、そこが混ざった時点で価値がなくなります。

入力していないことは足さない。数字も作らない。整えた文章は、提出する前に本人が直せます。

管理側の画面

7. 予定と実績が並ぶ

朝いちばんに開く画面です。現場ごとに、誰が来ていて誰がまだかが並びます。

大事なのは、予定と実績を同じところで持っていることです。だから「配置したのに打刻がない」がその場で赤くなります。電話で1人ずつ確認する時間がなくなります。

範囲外の打刻には、本人が入れた理由がそのまま出ます。

8. シフト表は、そのまま連絡になる

建設のシフトは、時間帯の交代制ではありません。「明日どの現場に誰が行くか」の割り当てです。なので、現場と日のマス目に人を置く形にします。

ここで組んだ予定が、前日夕方の連絡にも、当日の打刻画面にもそのまま出ます。ホワイトボードに書いて、それを LINE で流し直す作業がなくなります。

書類としてはこのまま印刷でき、シフト表として出せます。

9. 出勤簿は、そのまま出せる形にする

この記事でいちばん見てほしい画面です。

出勤簿は労働基準法で保存が義務づけられた書類です。必要な項目は決まっています。

• 出勤した日
• 始業・終業の時刻
• 休憩時間
• 労働日数、時間外・深夜の時間数

市販の打刻アプリだと、休憩と時間外が抜けていて「出勤簿としては使えない」ことがあります。ここは最初から入れておきます。

始業・終業は所定の時刻、カッコ内が実際の打刻です。丸める前の打刻も別に保存しているので、あとから確認できます。

週ごとに小計を出しているのは、時間外が週40時間を超えた分で決まるからです。1日8時間だけ見ていると、土曜出勤のある週を取りこぼします。

そして画面の上。上限に近づいている人が、月の途中で分かります。 この画面では、別の職長が41時間30分まで来ていて、残り3時間30分と出ています。月末に気づくのでは遅い、というのはこの部分です。

10. 出ていない日報が分かる

日報の一覧です。現場別・日付別に並び、出ていない日が赤くなります。

「誰が出していないか」を人が数えなくてよくなります。退勤の打刻は済んでいるのに日報がない、という状態も分かります。

11. 写真と時刻が、記録として残る

日報の中身です。作業時間、人員、写真、明日の予定が1枚になります。

写真には撮影時刻と現場名が一緒に残ります。この画面の日報では、3階北側の雨漏りの跡が15時40分に撮られています。あとで「いつからあったのか」を問われたときに、答えられる状態になります。

右下を見てください。AI が整える前の、本人が入力した内容も並べて残しています。整えた文章と元の入力を突き合わせられるので、「AI が勝手に書いたのでは」という疑いが残りません。

12. 社員と外注は、書類を分ける

ここは実務が分かっていないと作れないところです。

外注さんは労働者ではないので、法定の出勤簿の対象外です。 それどころか、社員と同じ出勤簿に入れて労働時間を管理すると、指揮命令があると見られる材料になります。

なので、打刻の画面も日報の画面も同じものを使いながら、出てくる書類を分けます。

• 社員 — 出勤簿・タイムカード（労働時間の記録、保存義務あり）
• 外注 — 出面表（人工と常用単価から、支払いの根拠になる）

出面は打刻と日報から積み上がります。0.5人工（半日）にも対応します。

何が変わるのか

計算で出せるところを出してみます。

日報を書く時間。 手書きやメールで15分かかっていたものが、話すだけなら3分ほどです。1人あたり12分。7人・月25日なら、月に35時間分になります。

月末の集計。 出面表を集めて突き合わせ、電卓で足す作業に、2人で丸2日かかっている会社があります。打刻と日報が同じ記録から作られていれば、突き合わせるものがありません。

上限規制。 これは時間ではなく、間に合うかどうかの問題です。月45時間を超えそうな人が月の途中で分かれば、配置を変えられます。月末に分かっても、できることはありません。

「あの日、誰がいた」の確認。 事故やクレームがあったときに、その日の人員と写真がすぐ出ます。記憶と電話に頼らずに済みます。

ここに挙げた数字は、一般的な会社規模を前提にした試算です。実際の効果は、人数・現場数・いまの運用によって変わります。

導入について

職人さん側にアプリは入れません。 ホーム画面にアイコンを置くか、LINE から開くだけです。私物のスマホに会社のアプリを入れるのは抵抗されるので、そこを避けます。

入口は選べます。 LINE 公式アカウント、SMS、すでに LINE WORKS を使っているならそこからでも配れます。どの入口から入っても、開く画面は同じです。

管理画面はブラウザです。 事務所のパソコンでそのまま開けます。専用の機材は要りません。

期間の目安は1〜2ヶ月です。 いちばん時間を使うのは、現場の範囲・休憩の既定値・締め日・出面の数え方を決めるところです。会社ごとに違うので、既製品では合いません。

運用ルールも一緒に決めます。 範囲外の打刻を誰が確認するか、日報の催促を誰が出すか。ツールだけ渡すと、3ヶ月で使われなくなります。

同じ仕組みが効く業種

会社に寄らずに現場へ向かう仕事なら、そのまま応用できます。

• 設備・電気・空調工事 — 現場が1日に複数ある場合の移動込みの記録
• 清掃・ビルメンテナンス — 巡回先ごとの作業記録と写真
• 運送・配送 — 出庫と帰庫、日報、点呼の記録
• 訪問介護・訪問看護 — 訪問先ごとの実績と記録簿
• 造園・土木 — 天候による中止の記録も含めた出面

「人が動く場所が決まっていて、そこでの記録が必要」なら、考え方は同じです。