建設・工務店
現場のGPS打刻で出勤簿と出面表を自動作成｜作業日報はAIが下書き
現場のスマートフォンで打刻すると、社員の出勤簿と外注さんの出面表が同じ記録から埋まります。終業のときに今日やったことを話せば、AIが作業日報の文章にします。休憩と週40時間超の時間外まで記録に入り、月45時間の上限までの残りが月の途中で分かります。
直行直帰が多い会社でも、スマホから打刻できます。終業時に話した内容が日報になり、シフト表・出勤簿・出面表が、打刻と日報からそろいます。建設業の例で説明します。
この仕組みの要点
- 課題直行直帰が多いので、出勤の時刻は本人の申告に頼っています。シフト表・出勤簿・日報を別々に作るので、働いた時間が分かるのは月末です。
- 仕組みAIは話した内容を読める文章にするだけで、入力に無いことは足しません。位置情報は打刻ボタンを押した瞬間だけ記録し、移動中や休憩中には取りません。
- 狙う効果月末にまとめてやっていた突き合わせが減ります。時間外が上限に近づいた人が、月の途中で分かります。
現場の記録が、いまどうなっているか
| 場面 | いまのやり方 | そのとき起きていること |
|---|---|---|
| 出勤・退勤 | 直行直帰なので、本人の申告か電話で聞く | 現場に着いた時刻が残らない |
| 作業日報 | 終業後に、紙かメッセージアプリで送ってもらう | 書く人によって、量も書き方も違う |
| シフト表 | 事務がエクセルで組み、電話やメッセージで伝える | 変更が伝わらないまま、当日の朝になる |
| 出勤簿 | 月末に、日報と申告を突き合わせて作る | 時間外が上限を超えても、月末まで気づけない |
| 外注の方への支払い | 出面を数え直して、常用単価を掛ける | 日報と合っているかを、その都度確かめる |
打刻から、書類がそろうまで
| 順 | だれが／何が | 何をする | そのあとどうなる |
|---|---|---|---|
| 1 | 会社 | 職人さんに、6桁の登録コードを渡す | コードを送るまで、現場名も予定も表示されない |
| 2 | 仕組み | 前日の夕方と当日の朝に、その日の現場を送る | 集合時刻と、一緒に入る人の名前が届く |
| 3 | 職人さん | 現場に着いて、出勤を打刻する | 押した瞬間の位置と、現場までの距離が残る |
| 4 | 職人さん | 終業時に、やった作業を選んで話す | 現場名・作業時間・人数は打刻から入っている |
| 5 | AI | 話した内容を、日報の文章にする | 選んだ作業と、話した内容そのものも残る |
| 6 | 職人さん | 文章を直して、提出する | つけた写真に、撮影時刻と現場名が入る |
| 7 | 仕組み | 打刻と日報から、書類の中身を埋める | シフト表・出勤簿・出面表に、そのまま入る |
できること
| 機能 | 使う人 | 何が起きるか |
|---|---|---|
| 登録コード | 会社 | 渡した人だけが、その日の予定を見られる |
| 前日と当日のお知らせ | 職人さん | その日の現場・集合時刻・一緒に入る人が届く |
| 現場の範囲外の打刻 | 職人さん | 理由を選べば打刻できる。距離と理由が記録に残る |
| 話して作る日報 | AI | 話した内容を文章にする。選んだ作業と元の音声も残る |
| 今日の現場 | 事務 | 出勤予定・打刻済み・未打刻・要確認の打刻が、朝の時点で並ぶ |
| 出勤簿・タイムカード | 事務 | 所定の時刻と実際の打刻が並び、時間外の上限まで、あと何時間かが出る |
| 出面集計 | 事務 | 社員は出勤簿、外注は出面表に分けて出力する |
画面
職人さんが使うスマホ
事務所で使う管理画面
AIに任せないこと
| 任せないこと | どうするか | 任せるとどうなるか |
|---|---|---|
| 日報の中身を足すこと | 選んだ作業と、話した内容そのものを消さずに残す | やっていない作業が、日報に書かれる |
| 位置情報を取り続けること | 取らない情報を、打刻の前に画面に出す | 1日じゅう見張られている気がして、打刻しなくなる |
| 範囲外の打刻を止めること | 距離と理由を残して打刻を通し、あとで会社が確認する | 資材置き場に寄った日が、欠勤として残る |
| 時間外をどうするかの判断 | 上限に近づいた人を画面に出すところまで。配置を変えるのは会社 | 時間外労働の上限（原則 月45時間・年360時間）を、超えてから知ることになる |
| 外注の方を社員と同じ書類で管理すること | 社員は出勤簿、外注は出面表に分けて出す | 雇っていると見られることがある |
| 日報の催促を自動で送ること | 出ていない日報を画面に出す。送るのは事務 | 遅れた理由を聞かないまま、催促だけが届く |
| 打刻の時刻を書き換えること | 所定の時刻と実際の打刻を並べて残す。打刻そのものも別に保存する | 出勤簿の元になる記録が、あとから変えられる |
| 給与計算を置き換えること | 集計したCSVを、いまお使いの給与ソフトに渡す | 給与の計算まで作り直すことになる |
進め方
| 段階 | やること | 決めること |
|---|---|---|
| 用意する | LINE公式アカウントを作り、登録コードを配る | 外注の方も同じ仕組みに入れるか |
| 現場を登録する | 現場ごとに、場所・集合時刻・休憩時間を登録する | 現場の範囲を何メートルにするか |
| 作業の選択肢を決める （ここがいちばん手間） | 日報で選ぶ作業の名前を、現場で呼んでいるとおりに書き出す | どこまで細かく分けるか |
| 画面を作る | 今日の現場・シフト表・出勤簿・作業日報・出面集計 | 外注の方の出面表も作るか |
| 続ける | 未打刻と未提出を、毎朝と夕方に見る | 催促を誰が送るか |
導入をお勧めする業種
- 電気・管工事。 1日に何現場回っても、現場ごとの作業時間が残ります。
- 解体・土木。 外注の方の出面を、日報と突き合わせて集計します。
- 造園・外構工事。 写真を、撮影時刻と現場名つきで日報に残します。
- 清掃・ビルメンテナンス。 直行直帰でも、出勤簿を打刻から作ります。
- 警備。 深夜の時間を分けて集計します。
いまお使いの給与ソフトに渡せる形で出力します。ぜひお問い合わせください。
表示している会社名・店舗名・氏名・数値は、すべてダミーデータです。
