建設・工務店
現場のGPS打刻で出勤簿と出面表を自動作成｜作業日報はAIが下書き
現場のスマートフォンで打刻すると、社員の出勤簿と外注の方の出面表（作業員が、いつどの現場で働いたかを記録する表）が、同じ記録から埋まります。終業のときにその日の作業を話せば、AIが作業日報の文章にまとめます。休憩と、週40時間を超えた時間外労働も記録に入るので、月45時間の上限までの残りを、月の途中で確かめられます。
直行直帰が多い会社でも、職人さんがスマホから出勤と退勤を打刻できます。終業時に話した内容は日報の文章になり、シフト表・出勤簿・出面表（作業員が、いつどの現場で働いたかを記録する表）は、打刻と日報の記録から作られます。建設業の例で説明します。
この仕組みの要点
- 課題直行直帰が多いので、出勤の時刻は職人さん本人の申告に頼っています。シフト表・出勤簿・日報を別々に作っているので、働いた時間が分かるのは月末になります。
- 仕組みAIが行うのは、職人さんが話した内容を日報の文章にすることです。選んだ作業と話した内容に無いことは、書き足しません。位置情報は打刻ボタンを押した瞬間だけ記録し、移動中や休憩中には取得しません。
- 狙う効果月末にまとめて行っていた、日報と申告の突き合わせが減ります。時間外労働が上限に近づいている職人さんを、月の途中で把握できます。
現場の記録が、いまどうなっているか
| 場面 | いまのやり方 | そのとき起きていること |
|---|---|---|
| 出勤・退勤 | 直行直帰なので、本人の申告を受けるか、電話で時刻を聞く | 現場に着いた時刻が残らない |
| 作業日報 | 終業後に、紙かメッセージアプリで送ってもらう | 書く人によって、量も書き方も違う |
| シフト表 | 事務がエクセルで組み、電話やメッセージで伝える | 変更が伝わらないまま、当日の朝になる |
| 出勤簿 | 月末に、日報と申告を突き合わせて作る | 時間外労働が上限を超えても、月末まで気づけない |
| 外注の方への支払い | 出面（現場に出た作業員の人数）を数え直して、常用単価（1人1日あたりの単価）を掛ける | 出面が日報と合っているかを、支払いのたびに確かめる |
打刻から、書類がそろうまで
| 順 | だれが／何が | 何をする | そのあとどうなる |
|---|---|---|---|
| 1 | 会社 | 職人さんに、6桁の登録コードを渡す | 職人さんがコードを送るまで、現場名も予定も表示されない |
| 2 | 仕組み | 前日の夕方と当日の朝に、その日の現場をお知らせする | 現場名に加えて、集合時刻と一緒に入る人の名前が届く |
| 3 | 職人さん | 現場に着いて、出勤を打刻する | 打刻ボタンを押した瞬間の位置と、現場までの距離が記録される |
| 4 | 職人さん | 終業時に、行った作業を選んで、内容を話す | 現場名・作業時間・人数は、打刻の記録から自動で入る |
| 5 | AI | 話した内容を、日報の文章にする | 選んだ作業と、話した内容そのものも、別に残る |
| 6 | 職人さん | 文章を修正して、提出する | 日報に付けた写真に、撮影時刻と現場名が入る |
| 7 | 仕組み | 打刻と日報の記録から、書類の各欄を埋める | シフト表・出勤簿・出面表に、記録がそのまま入る |
できること
| 機能 | 使う人 | 何が起きるか |
|---|---|---|
| 登録コード | 会社 | コードを渡した職人さんだけが、その日の予定を見られる |
| 前日と当日のお知らせ | 職人さん | その日の現場・集合時刻・一緒に入る人の名前が届く |
| 現場の範囲外の打刻 | 職人さん | 理由を選べば打刻できる。距離と理由が記録に残る |
| 話して作る日報 | AI | 話した内容を文章にする。選んだ作業と元の音声も残る |
| 今日の現場 | 事務 | 出勤予定・打刻済み・未打刻・要確認の打刻を、朝の時点で確かめられる |
| 出勤簿・タイムカード | 事務 | 所定の時刻と実際の打刻を並べて表示する。時間外労働の上限まで、あと何時間かも分かる |
| 出面集計 | 事務 | 社員は出勤簿、外注は出面表に分けて出力する |
画面の例
職人さんが使うスマホ
事務所で使う管理画面
AIに任せないこと
| 任せないこと | どうするか | 任せるとどうなるか |
|---|---|---|
| 日報に内容を書き足すこと | 選んだ作業と、話した内容そのものを消さずに残す | 行っていない作業が、日報に書かれる |
| 位置情報を取り続けること | 移動中・休憩中は位置情報を取得しないことを、打刻の前に画面で知らせる | 1日じゅう見張られているように感じて、職人さんが打刻しなくなる |
| 現場の範囲外での打刻を止めること | 距離と理由を記録して打刻を受け付け、あとで会社が確認する | 資材置き場に寄った日が、欠勤として残る |
| 時間外労働への対応を決めること | 上限に近づいた人を、管理画面に表示する。配置を変えるかは会社が決める | 時間外労働の上限（原則 月45時間・年360時間）を、超えてから知ることになる |
| 外注の方を社員と同じ書類で管理すること | 社員は出勤簿、外注は出面表に分けて出す | 外注の方を雇っていると見られることがある |
| 日報の催促を自動で送ること | 未提出の日報を、管理画面に表示する。催促を送るのは事務の担当者 | 遅れた理由を聞かないまま、催促だけが届く |
| 打刻の時刻を書き換えること | 所定の時刻と実際の打刻を並べて残す。打刻の記録そのものも、別に保存する | 出勤簿の元になる記録が、あとから変えられる |
| 給与計算を置き換えること | 集計したCSVを、いまお使いの給与ソフトに渡す | 給与の計算まで一から作ることになる |
進め方
| 段階 | 行うこと | 決めること |
|---|---|---|
| 用意する | LINE公式アカウントを作り、登録コードを配る | 外注の方にも、同じ仕組みを使ってもらうか |
| 現場を登録する | 現場ごとに、場所・集合時刻・休憩時間を登録する | 現場の範囲を何メートルにするか |
| 作業の選択肢を決める （いちばん手間がかかる） | 日報で選ぶ作業の名前を、現場で呼んでいるとおりに書き出す | 作業をどこまで細かく分けるか |
| 画面を作る | 今日の現場・シフト表・出勤簿・作業日報・出面集計 | 外注の方の出面表も作るか |
| 続ける | 未打刻の人と、日報が未提出の人を、毎朝と夕方に確かめる | 催促を誰が送るか |
導入をお勧めする業種
- 電気・管工事。 1日に何現場回っても、現場ごとの作業時間が残ります。
- 解体・土木。 外注の方の出面を、日報と突き合わせて集計します。
- 造園・外構工事。 写真を、撮影時刻と現場名つきで日報に残します。
- 清掃・ビルメンテナンス。 直行直帰でも、出勤簿を打刻から作ります。
- 警備。 深夜の勤務時間を分けて集計します。
集計した記録は、いまお使いの給与ソフトに渡せる形で出力します。ぜひお問い合わせください。
表示している会社名・店舗名・氏名・数値は、すべてダミーデータです。
