歯科・クリニック
キャンセル待ちを条件で預かる｜空いた枠に合う方だけへ一斉連絡
キャンセル待ちを名前ではなく来られる条件で預かります。空きが出ると条件の合う方だけを選び出すので、受付は確認して一度に送るだけです。先に予約した1名で確定し、もともとの予約は自動で取り消されます。予約台帳・週の空き枠・定期検診の案内まで、ブラウザ1つで扱います。
キャンセル待ちを、来られる曜日と時間帯で受け付けます。空きが出ると条件の合う方だけに案内が届き、先に予約した方で決まります。歯科医院の例で説明します。
この仕組みの要点
- 課題キャンセルの連絡が入るたびに、受付が名簿の上から順に電話をかけています。つながらないまま時間が過ぎ、枠が埋まらずに終わります。
- 仕組み空きが出たら、条件の合う方に一度に案内を送ります。診療の記録はLINEに載せず、本人だけが開ける画面で見てもらいます。
- 狙う効果受付が電話をかけ続ける時間が減ります。空いたまま終わっていた枠が、待っている方で埋まります。
キャンセルが出たとき、いま何が起きているか
| 場面 | いまのやり方 | そのとき起きていること |
|---|---|---|
| キャンセルのご連絡 | 受付が電話を受け、予約表に印を付ける | 空いた枠をどう埋めるかは、そのあと考える |
| キャンセル待ち | 空いたら連絡してほしい方を、名簿に書く | いつなら来られるかは、電話して聞かないと分からない |
| 空き枠のご案内 | 受付が名簿の上から順に電話をかける | つながる頃には、予約の時間が迫っている |
| 直前に出た空き | 案内が間に合わない | ユニットも人も空いたまま終わる |
| 定期検診のご案内 | 手が空いたときに、カルテを見て電話する | 検診の時期が来た方が、見えていない |
空きが出てから、埋まるまで
| 順 | だれが／何が | 何をする | そのあとどうなる |
|---|---|---|---|
| 1 | 患者さん | 来られる曜日・時間帯と、何時間前までなら来られるかを登録する | 名前ではなく、条件として預かる |
| 2 | 患者さん | キャンセルのご連絡を入れる | 台帳のその枠に、空きの印が付く |
| 3 | 仕組み | 条件の合う方を選び出す | 曜日・時間帯・直前の連絡が可能かどうかで分かれる |
| 4 | 受付 | 送る相手と締切を確かめて、案内を送る | 同じ内容が、条件の合う方に同時に届く |
| 5 | 患者さん | 案内を見て、その時間で予約する | 先に予約した1名で確定する |
| 6 | 仕組み | その方の前の予約を取り消す | そちらの枠が、空き枠に戻る |
| 7 | 受付 | 台帳で、埋まったことを確かめる | 埋まらなければ、1時間前で案内は止まる |
できること
| 機能 | 使う人 | 何が起きるか |
|---|---|---|
| キャンセル待ちの登録 | 患者さん | 来られる曜日・時間帯と、何時間前までなら来られるかを選ぶ |
| 空き枠のお知らせ | 患者さん | 日時・所要時間・担当が届く。処置の名前は入らない |
| 診療の記録 | 患者さん | 処置・担当・お口の中の写真を、本人だけが開ける画面で見る |
| 予約台帳 | 受付 | ユニットごとの予約を30分単位で並べ、キャンセルで空いた枠に印が付く |
| キャンセル枠 | 受付 | 条件の合う方と、送らない方の理由が並ぶ |
| 週の空き枠 | 受付 | ユニットごと・曜日ごとの空きの数が並ぶ |
| リコール管理 | 受付 | 最終来院からの経過と、連絡の状況が並ぶ |
| 医院の数字 | 院長 | ユニット稼働率・キャンセル率・リコール率が並ぶ |
画面
患者さんが見るLINEと記録の画面
受付で使う管理画面
仕組みに任せないこと
| 任せないこと | どうするか | 任せるとどうなるか |
|---|---|---|
| 処置の名前を案内に入れること | 届くのは日時・所要時間・担当まで | スマホの通知に、治療の中身がご家族に出る |
| 診療の記録をLINEで送ること | 本人だけが開ける画面で見てもらう | 端末を共有しているご家庭で、記録がそのまま開かれる |
| 空いた枠を、こちらで誰かに割り当てること | 条件の合う方に同時に案内し、先に予約した1名で確定する | 来られない方の予約が入り、もう一度空く |
| 直前まで案内を送り続けること | 開始の1時間前で締め切る | 間に合わない時間にご案内することになる |
| 反応がない方に送り続けること | 2回送って反応がなければ止める。電話をかけるかどうかは医院が決める | 迷惑がられて、次の案内も読まれなくなる |
| 処置の内容と所要時間を決めること | 前回の診察で決まった内容で、枠の長さを取る | 30分で終わらない処置が、30分の枠に入る |
| キャンセル待ちにこちらから登録すること | 本人が条件を登録し、いつでも解除できる | 頼んでいない案内が届く |
| レセコン・電子カルテの置き換え | 予約台帳とキャンセル枠だけを受け持つ | 保険の請求まで作り直すことになる |
進め方
| 段階 | やること | 決めること |
|---|---|---|
| 用意する | LINE公式アカウントに、キャンセル待ちの登録ボタンを足す | 未登録の方にSMSでも送るか |
| 処置と所要時間を決める （いちばん時間を使う） | 処置ごとの枠の長さと、担当できる人を書き出す | どの処置をキャンセル枠に出すか |
| 予約を入れる | いまの予約と、ユニット・担当の割り当てを入れる | どこまでさかのぼるか |
| 画面を作る | 予約台帳・キャンセル枠・週の空き枠・リコール管理・医院の数字 | 締切を開始の何時間前にするか |
| 続ける | キャンセルのご連絡が入ったら、その場で案内を送る | 送る相手を確かめる人を誰にするか |
導入をお勧めする業種
- 整形外科・皮膚科。 枠が空いたときに、待っている方へ案内します。
- 動物病院。 診察の時間と担当がそろう枠だけを出します。
- 整骨院。 施術ベッドごとの空きを、曜日と時間帯で並べます。
- エステ・脱毛。 部屋と担当が両方そろう枠を案内します。
- 学習塾の個別指導。 振替の枠を、来られる曜日で預かります。
いまの予約の取り方に合わせて作ります。ぜひお問い合わせください。
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